Office Manager

Taken en verantwoordelijkheden

 Description

Houd jij graag verschillende balletjes omhoog en zoek jij een nieuwe uitdaging? Als Office Manager ben jij verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en de verdere optimalisatie van hun kantoren in Mechelen en Gent. Interessant? Solliciteer meteen.

Een greep uit je takenpakket:

• Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je ondersteunt onboarding op praktisch vlak (werkplek, materiaal, badges, toegang)
• Je beheert de dagelijkse werking van beide kantoren (infrastructuur, onderhoud, inrichting, voorraadbeheer)
• Je bent eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en lost problemen snel en efficiënt op.
• Je selecteert, evalueert en onderhandelt met externe leveranciers (poetsdienst, onderhoud, energie, telecom, huur, catering, afvalverwerking…).
• Je controleert facturen en zorgt voor correcte administratieve verwerking.
• Je stelt het facility -en IT-budget op in samenwerking met het management.
• Je bewaakt kosten en zoekt actief naar optimalisaties en efficiëntiewinsten.
• Ondersteuning sales: voorzien elektronische handtekeningen via DocuSign, opvolgen binnenkomende bestelbonnen voor licenties en maintenance, rapporteren van nieuwe bestelbonnen aan PMO, teneinde de opzet van het project door PMO en project management te faciliteren
• Opstellen en uitsturen communicatie betreffende jaarlijkse indexatieprocedure van de klanttarieven in samenwerking met de account & project managers

Deze organisatie is gelegen te Mechelen. Dit is een overkoepelende organisatie van verschillende bedrijven in de IT-sector. Je komt terecht in middelgrote organisatie en een flexibele werkomgeving waarbinnen een informele, familiale werksfeer heerst. Je kan hier rekenen op een behulpzame houding van jouw collega's en een uitgebreid persoonlijk ontwikkelingstraject. Deze werkgever hecht veel belang aan collegialiteit, betrokkenheid en kwaliteit. Er wordt sterk ingezet op leuke teamactiviteiten en interne mobiliteit. Hierdoor kan deze organisatie met een hoge gemiddelde anciënniteit uitpakken! 

• Je spreekt vloeiend Nederlands
• Je hebt al een eerste ervaring achter de rug
• Je bent enthousiast en toegankelijk
• Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en schakelt moeiteloos tussen operationele opvolging en verbeterprojecten
• Geen detail ontsnapt aan jouw aandacht en je denkt steeds een stap vooruit
• Je neemt initiatief en je kan zelfstandig werken

Je bent bereid om om te pendelen tussen Mechelen en Gent. Elks 2 dagen per week. 

Als Office Manager ontvang een aantrekkelijk verloningspakket, aangevuld met:

• Maaltijdcheques van €8
• GSM Abonnement + budget van €300 voor een toestel
• Onkostenvergoeding €75/maand
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Bedrijfswagen + tankkaart

Je werkt 39u per week, waarvan 2 dagen in Mechelen en 2 dagen in Gent. Verder heb je 26 verlofdagen. Je hebt ook de mogelijkheid om 1 dag van thuis te werken.