IT Specialist in Document Management

Hoe maak jij mee het verschil?

Als IT Specialist in Document Management speel je een cruciale rol in het toepassen van best practices voor het beheer van bedrijfsdocumenten (records) binnen verschillende IT-projecten. Dankzij jouw expertise draag je rechtstreeks bij aan een efficiëntere en beter gestructureerde documentbeheeromgeving bij de NMBS.

Wat is jouw rol bij NMBS?

Als IT Specialist in Document Management heb je volgende verantwoordelijkheden:

• Je beheert de prioritering van IT-wijzigingsaanvragen rond elektronisch documentbeheer, behandelt toegangsaanvragen en lost vragen op met betrekking tot het systeem voor bedrijfsdocumentbeheer.
• Je analyseert de documentstromen die binnen de bedrijfsprocessen worden geproduceerd en ontvangen. Daarbij stel je automatiseringsmogelijkheden en operationele vereenvoudigingen voor.
• Je zorgt ervoor dat je analyses voldoen aan de nodige standaarden, zodat de IT-tools correct kunnen worden geconfigureerd (harmonisatie van metadata en naleving van het datagovernancekader).
• Je schrijft bijlagen bij de bedrijfsprocessen, waarbij je rekening houdt met operationele, wettelijke en archiveringsverplichtingen rond bedrijfsdocumenten.
• Je coördineert werkgroepen en neemt actief deel aan de opvolging van projecten.
• Je ontwikkelt en verzorgt communicatie- en veranderingsbeheeractiviteiten rond documentbeheer.

Waarom is deze job iets voor jou?

Je hebt een bachelordiploma (bijvoorbeeld in informatiebeheer, bedrijfsdocumentatie, informatie- en communicatiewetenschappen of informatie- en documentwetenschappen) of gelijkwaardig door ervaring, EN je hebt minstens 3 jaar ervaring in elektronisch documentbeheer.

EN je beschikt over volgende vaardigheden:

• Je hebt een goed inzicht in de doelstellingen en specifieke kenmerken van verschillende vormen van informatiebeheer (zoals records management, bedrijfscommunicatie, kennisbeheer en digital asset management).
• Je bent in staat om classificatieplannen, taxonomieën, metadata-schema’s en naamgevingsconventies op te stellen en te onderhouden.
• Je hebt een grondige kennis van elektronisch documentbeheer en van de relevante wetgeving (GDPR, Digital Act, AI Act). Kennis van ISO 15489, de ISO 30300-reeks en OAIS is een pluspunt.
• Je kunt elektronische collecties beheren en coördineren, met het oog op de toekomstige vorming van SIP’s (Submission Information Packages) voor het elektronisch archiefsysteem.
• Je bent Nederlandstalig of Franstalig en je hebt een zeer goede kennis van de tweede landstaal (mondeling en schriftelijk). Daarnaast beschik je over een functionele kennis van het Engels.

Troeven :

• Je hebt kennis van toegangs- en rechtenbeheer binnen een bedrijfscontext.
• Je bent bereid om de projectopvolgingsmethodologie van de NMBS aan te leren en je passief in te werken in omgevingen zoals OpenText, M365 en Azure, 2D- en 3D-modellenbeheer, vastgoedbeheersystemen en SAP/HANA.

Verder is ieder mens uniek. Wij vinden het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Dat maakt NMBS sterker. Daarom hechten we veel belang aan diversiteit en inclusie.

Wat mag je van ons verwachten?

Kiezen voor NMBS is kiezen voor een omgeving waarin je kan bijleren en groeien. Je wordt gesteund en omringd door fijne collega's. We bieden je een loonpakket dat bestaat uit:

• Een contract van onbepaalde duur.
• Een aantrekkelijk salaris aangevuld met o.a. een maandelijkse productiviteitspremie en maaltijdcheques.
• Een goede balans tussen werk- en privéleven dankzij 33 dagen vakantie per jaar. Werk je 40u/week? Dan heb je elke maand 1 bijkomende vakantiedag.
• Een hospitalisatieverzekering.
• Een treinabonnement, voordelen op internationale treinreizen en een fietsvergoeding.
• Voordelen voor je gezin: gratis treintickets, vakanties aan verminderd tarief en kortingen op gezinsactiviteiten en in winkelketens.

Waar ga je werken?

Je werkt in de buurt van het station Brussel-Zuid, in een klein team enthousiastelingen.

What’s next?

1. Je solliciteert online.
2. We screenen je CV en motivatiebrief. We bellen je eventueel op om kennis te maken en om je kennis van het Frans te bevragen. 
3. We nodigen je uit voor een sollicitatiegesprek in Brussel waarin je je motivatie en competenties kan tonen. Ter voorbereiding op dit gesprek vragen we jou om een online persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen en om een case study voor te bereiden.
4. Verloopt alles positief? Dan doen we je een contractvoorstel. 
5. Je start in je nieuwe job!

Wij behouden ons het recht om deze procedure aan te passen of op te schorten indien nodig. Ons rekruteringsteam zal de profielen selecteren die het best aansluiten bij de functie-eisen om een optimale match te garanderen.

Heb je nog vragen?

Jobreq: 52056

Over de inhoud van de job:  
Ange Feuba
M. ange.feuba@nmbs.be

Wivinne Lamontagne
M. wivinne.lamontagne@nmbs.be
 

Over de selectieprocedure:  
Florence Servais
M. florence.servais@nmbs.be
T. +32 2 606 24 29