Diensthoofd Evenementen (B4-B5)

Taken en verantwoordelijkheden

Het team evenementen is de interactieve draaischijf voor al wie evenementen wil organiseren in Roeselare en organiseert ook zelf een aantal toonaangevende evenementen in de stad.

 Het team heeft volgende doelstellingen:

• Versterken van de Roeselaarse citymarketing door het behouden of verhogen van de kwaliteit en het publieksbereik van de (imagobepalende) evenementen zoals de batjes, Trax-festival, Kerst RSL…
• Opmaken van de strategische evenementenkalender.
• Helderheid brengen inzake toewijzing capaciteit, budget en eigenaarschap.
• Zorgen voor kennisopbouw, standaardisatie en schaalvoordelen.
• Optimaal inzetten van de capaciteit, competenties en middelen op de imagobepalende evenementen. Een goede afstemming van de ambtelijke capaciteit op de beleidsambities en het versnellen van het besluitvormingsproces zijn hierbij essentieel.

Als diensthoofd evenementen stuur en coach je enerzijds de medewerkers van het team evenementen. Je geeft leiding aan een team van een 5-tal medewerkers die ofwel instaan voor het ondersteunen en actief coördineren van het globale evenementenaanbod (o.a. monitoren evenementenaanvragen via evenementenloket, agendabeheer, en operationeel- en veiligheidsoverleg) en/of verantwoordelijk zijn voor de programmering van imagobepalende evenementen zoals in de doelstellingen omschreven.

 Concreet worden van jou als leidinggevende volgende taken verwacht: 

• Bewaken van het overzicht van de verschillende opdrachten binnen het team en bijsturen in functie van prioriteiten en noodwendigheden.
• Zorgen voor een verdeling van opdrachten onder de medewerkers (wie doet wat wanneer) o.a. door het toekennen van eigenaarschap, het geven van verantwoordelijkheden en vertrouwen, het formuleren van doelstellingen, …
• Optimaliseren van de operationele werking o.a. via planningstools, draaiboeken, …
• Instaan voor een vlotte interne communicatie en informatiestroom binnen de dienst o.a. door het organiseren van intervisie en teamoverleg.
• Coachen van medewerkers door hen op regelmatige basis feedback te geven. Dit door het voeren van formele en informele ontwikkel- en evaluatiegesprekken met de medewerkers.
• Inschatten van opleidingsbehoeften voor jezelf en de medewerkers waarover je leiding geeft en hiervoor de nodige stappen zetten.
• Coördineren en opvolgen van het dagelijks personeelsbeheer waaronder verlofregeling, prikklok, permanentieschema etc.
• Beheren van het exploitatiebudget en instaan voor een kostenbewuste uitvoering van de evenementen. 

Anderzijds neem je mede de evenementencoördinatie binnen de dienst op jou, waarbij ook kan worden verwacht dat je de projectleiding van een aantal (imagobepalende) evenementen voor je rekening neemt.

Als teamcoach ben jij de spilfiguur in de vertaling van het (strategisch) evenementenbeleid naar de operationele uitvoering van evenementen. Je neemt een scharnierfunctie op tussen het grote aantal beleidsvoorbereidende, uitvoerende en ondersteunende diensten (Beleidsontwikkeling, Economie, Citymarketing, Communicatie, Publiekswerking, Inname openbaar domein, Noodplanning en hulpdiensten, Technische medewerkers etc.). Concreet heb je een ondersteunende en adviserende rol op vlak van:

• Coördinatie van het globale evenementenaanbod.
• Organisatie van relevante overlegfora, zoals bijvoorbeeld het operationeel beleidsoverleg evenementen.
• Integreren van de strategische doelstellingen inzake city marketing, evenementenbeleid en sectoraal beleid in de evenementenkalender en in de invulling van de specifieke evenementen in Stad Roeselare.
• Bepalen en bewaken capaciteit en budget voor (imagobepalende) evenementen bij andere uitvoerende, betrokken diensten.
• Stimuleren van kennisdeling, standaardisatie, schaalvoordelen door het aanreiken van tools en opleiding, zowel intern in de organisatie als richting externe organisatoren.
• Inspelen op opportuniteiten waarmee het imago van de stad versterkt kan worden. 

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning volgens barema B4-B5 (zie bijlage).
• Alle relevante beroepservaring wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Leidinggevende ervaring kan voor 6 jaar meegenomen worden voor de schaalanciënniteit.
• In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien (laptop + GSM).
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst.
• Mogelijkheid tot telewerk.
• Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van € 7,5 per gewerkte dag.
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd).
• Pluspas (kortingspas).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Mogelijkheid tot fietsleasing.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler van 3%.
• Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn.

Profiel kandidaat

Je wil als medewerker van Stad Roeselare mensen centraal zetten – zowel inwoners als bezoekers. Je bent geëngageerd, betrouwbaar en je streeft er samen met je collega’s elke dag naar om beter te doen dan de dag ervoor.

Onze waarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt: lees er in bijlage alles over.

• Je hebt affiniteit en ervaring met het organiseren van evenementen.
• Je hebt interesse in een coachende en leidinggevende functie.
• Je hebt kennis van projectmanagement.
• Je bent bereid tot avond- en weekendwerk en werken tijdens schoolvakanties.
• Je bent klantgericht.
• Je werkt resultaatsgericht en volgt de nodige zaken van nabij op. Je bent ook een sterke planner en kan organiseren met oog voor mensen, middelen en budget.
• Je werkt graag samen en kan mensen verbinden. Je werkt naast op je eigen dienst ook heel veel samen met andere diensten.
• Je neemt initiatief, bent proactief en hebt oog voor voortdurende verbetering.
• Je kan vlot communiceren en overtuigen.
• Je kan een probleem vanuit verschillende perspectieven bekijken en denkt vooral in functie van oplossingen.
• Je bent flexibel.
• Je hebt minimum 2 jaar relevante ervaring.
• In bijlage kan je meer lezen over de competenties die belangrijk zijn voor deze functie.

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.