Coördinator Kantoorwerking | Administratie & Opleidingen | Antwer

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij administratief sterk, werk je nauwkeurig en haal je energie uit het ondersteunen van collega's en stakeholders? Zoek je een gevarieerde functie waarbij je administratie, coördinatie, opleidingen en klantencontact combineert? Dan is deze uitdaging misschien wel iets voor jou.

Voor een gevestigde speler binnen de financiële sector zijn we op zoek naar een Coördinator Kantoorwerking. In deze functie ondersteun je het kantorennet op administratief en organisatorisch vlak en zorg je ervoor dat medewerkers over de juiste opleidingen, certificeringen en informatie beschikken om hun functie optimaal uit te voeren.

Als Coördinator Kantoorwerking ben je een belangrijk aanspreekpunt voor kantoren en medewerkers. Je zorgt ervoor dat administratieve processen correct verlopen en ondersteunt verschillende interne opleidingen en certificeringstrajecten.

Jouw verantwoordelijkheden

• Registreren, actualiseren en beheren van personeelsgegevens van medewerkers en kantoorhouders.
• Controleren en verwerken van attesten, certificeringen en kwalificaties.
• Administratieve opvolging van volmachten en wijzigingen binnen kantoren.
• Beheer van openingsuren en administratieve gegevens in verschillende systemen.
• Organiseren en coördineren van opleidingsmomenten.
• Beheren en up-to-date houden van opleidings- en certificeringstrajecten.
• Ondersteunen van medewerkers bij vragen rond opleidingen, examens en certificeringen.
• Beheer van mailboxen en administratieve dossiers.
• Boeken van vergaderzalen, opleidingslocaties en catering.
• Ondersteunen van kantoren bij diverse organisatorische en administratieve vragen.
• Opvolgen van rapporteringen en controles rond opleidingen en certificeringen.
• Verzamelen, verwerken en analyseren van relevante gegevens voor interne rapportering.
• Ondersteunen van projecten en initiatieven binnen het kantorennet.

Geboden wordt

• Een gevarieerde functie met een combinatie van administratie, organisatie en interne ondersteuning.
• Een professionele en stabiele werkomgeving.
• Veel contacten met collega's, kantoren en verschillende stakeholders.
• De mogelijkheid om opleidingen en certificeringstrajecten mee te coördineren.
• Ruimte om initiatief te nemen en processen mee te verbeteren.
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen.
• Een goede work-lifebalans en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag ondersteunt, organiseert en coördineert? Dan maken we graag kennis met jou.

Profiel kandidaat

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• Je bent administratief sterk en werkt zeer nauwkeurig.
• Je bent klantgericht en helpt mensen graag verder.
• Je leert vlot nieuwe systemen en digitale toepassingen aan.
• Je werkt gestructureerd en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende taken gelijktijdig lopen.
• Je bent communicatief sterk en schakelt vlot met verschillende interne en externe contacten.
• Je bent proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Je hebt een goede kennis van MS Office, voornamelijk Excel.