Coördinator dienst evenementen

Taken en verantwoordelijkheden

 Wil je meer weten? Meld je dan zeker aan voor de infosessie op 21 november 2024 om 19 uur via volgende teamslink:

• Nu deelnemen aan de vergadering
• Anoniem deelnemen kan op volgende manier: https://www.youtube.com/watch?v=xxrspZIJAn8. 

Het team evenementen is de interactieve draaischijf voor al wie evenementen wil organiseren in Roeselare en organiseert ook zelf een aantal toonaangevende evenementen in de stad. 

Het team heeft volgende doelstellingen:

• Versterken van de Roeselaarse citymarketing door het behouden of verhogen van de kwaliteit en het publieksbereik van de (imagobepalende) evenementen o.a. 11- en 21-juliviering, de batjes, de Rodenbach feesten, Week van de smaak, enkele wielerkoersen, Trax-festival.
• Professionaliseren van het event management van de Stad:
  • Opmaken van de strategische evenementenkalender.
  • Helderheid brengen inzake toewijzing capaciteit, budget en eigenaarschap.
  • Zorgen voor kennisopbouw, standaardisatie en schaalvoordelen.
• Optimaal inzetten van de capaciteit, competenties en middelen op de imagobepalende evenementen. Een goede afstemming van de ambtelijke capaciteit op de beleidsambities en het versnellen van het politiek – ambtelijke besluitvormingsproces zijn hier bij essentieel.

Als diensthoofd evenementen stuur en coach je enerzijds de medewerkers van het team evenementen. Je geeft leiding aan een team van een 5-tal medewerkers die ofwel instaan voor het ondersteunen en actief coördineren van het globale evenementenaanbod (o.a. monitoren evenementenaanvragen via evenementenloket, agendabeheer, en operationeel- en veiligheidsoverleg) en/of verantwoordelijk zijn voor de programmering van imagobepalende evenementen zoals in de doelstellingen omschreven. 

Concreet worden van jou als leidinggevende volgende taken verwacht:

• Bewaken van het overzicht van de verschillende opdrachten binnen het team en bijsturen in functie van prioriteiten en noodwendigheden.
• Zorgen voor een verdeling van opdrachten onder de medewerkers (wie doet wat wanneer) o.a. door het toekennen van eigenaarschap, het geven van verantwoordelijkheden en vertrouwen, het formuleren van doelstellingen, …
• Optimaliseren van de operationele werking o.a. via planningstools, draaiboeken, …
• Instaan voor een vlotte interne communicatie en informatiestroom binnen de dienst o.a. door het organiseren van intervisie en teamoverleg.
• Coachen van medewerkers door hen op regelmatige basis feedback te geven. Dit door het voeren van formele en informele ontwikkel- en evaluatiegesprekken met de medewerkers.
• Inschatten van opleidingsbehoeften voor jezelf en de medewerkers waarover je leiding geeft en hiervoor de nodige stappen zetten.
• Coördineren en opvolgen van het dagelijks personeelsbeheer waaronder verlofregeling, prikklok, permanentieschema etc.
• Beheren van het exploitatiebudget en instaan voor een kostenbewuste uitvoering van de evenementen. 

Anderzijds neem je halftijds de projectleiding van een aantal complexe, imagobepalende evenementen voor je rekening. 

Als teamcoach ben jij de spilfiguur in de vertaling van het (strategisch) evenementenbeleid naar de operationele uitvoering van evenementen. Je neemt een scharnierfunctie op tussen het grote aantal beleidsvoorbereidende, uitvoerende en ondersteunende diensten (Beleidsontwikkeling, Economie, Citymarketing, Communicatie, Publiekswerking, Inname openbaar domein, Noodplanning en hulpdiensten, Technische medewerkers etc.). Concreet heb je een ondersteunende en adviserende rol op vlak van:

• Organisatie van relevante overlegfora, zoals bijvoorbeeld de stuurgroep evenementen en het strategisch evenementenoverleg.
• Integreren van de strategische doelstellingen inzake city marketing, evenementenbeleid en sectoraal beleid in de evenementenkalender en in de invulling van de specifieke evenementen.
• Bepalen capaciteit en budget voor (imagobepalende) evenementen bij andere uitvoerende, betrokken diensten.
• Stimuleren van kennisdeling, standaardisatie, schaalvoordelen door het aanreiken van tools en opleiding, zowel intern in de organisatie als richting externe organisatoren.
• Inspelen op opportuniteiten waarmee het imago van de stad versterkt kan worden. 

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning op niveau B4-B5 (zie bijlage).
• Alle relevante beroepservaring wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Leidinggevende ervaring kan voor 6 jaar meegenomen worden in de schaalanciënniteit.
• In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien (laptop + GSM).
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst.
• Mogelijkheid tot telewerk.
• Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van € 7,5 per gewerkte dag.
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd).
• Pluspas (kortingspas).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Mogelijkheid tot fietsleasing.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler van 3%.
• Een fijne werkomgeving, bekroond met het certificaat 'Baanbrekende Werkgever '22' en een 'Employee Engagement Award '22' . 
• Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn.

Profiel kandidaat

• Je hebt affiniteit en ervaring hebben met het organiseren van evenementen.
• Je hebt interesse in een coachende en leidinggevende functie.
• Je hebt kennis van projectmanagement.
• Je bent bereid tot avond- en weekendwerk en werken tijdens schoolvakanties.
• Je werkt resultaatsgericht en volgt de nodige zaken van nabij op. Je bent ook een sterke planner en kan organiseren met oog voor mensen, middelen en budget.
• Je hebt interesse en bij voorkeur zelfs ervaring met leidinggeven. Je bent bereid om leiderschap op te nemen binnen de verwachtingen die de organisatie stelt. De 4 leiderschapsrollen die we als organisatie vooruit schuiven kan je in de praktijk brengen. We verwachten niet dat je in elke rol excelleert maar wel dat je er bewust mee om gaat. (zie bijlage)

Meer informatie

• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Arne Allosserie, departementshoofd dienstverlening openbaar domein: arne.allosserie@roeselare.be of 0475 21 38 61.
•  Voor meer info over procedure, loon of aanwervingsvoorwaarden kan je contact opnemen met Justien Beernaert, deskundige werving en selectie: jobs@roeselare.be of 051 26 22 63.

Synoniemen jobtitel

Evenementen, toerisme, citymarketing, 11- en 21-juliviering, de batjes, de Rodenbach feesten, Week van de smaak, wielerkoersen, Trax-festival, projectleiding, coaching, leidinggevende functie, publiekswerking, communicatie.