Administratief medewerker Stedelijke Academie voor Podiumkunsten

Taken en verantwoordelijkheden

Heb je sterke affiniteit met onderwijs en/of kunsten? Wil je graag meewerken aan de administratieve opvolging en vereenvoudiging van STAP? Ben jij die gedreven administratieve duizendpoot die zowel voor als achter de schermen het eerste aanspreekpunt voor collega’s, ouders en leerlingen kan zijn?
Dan ben jij misschien de geknipte kandidaat voor deze functie!

Wat houdt deze job in?

Als administratief medewerker Deeltijds Kunstonderwijs (DKO) sta je in voor de opvolging en coördinatie van de evaluaties binnen STAP. Je zorgt ervoor dat het evaluatieproces vlot en correct verloopt, van de planning en communicatie tot de catering en administratieve verwerking en opvolging. Je werkt hiervoor nauw samen met de directie, de coördinatoren en de leerkrachten.

De functie kent een duidelijke piekperiode van na de paasvakantie tot het einde van het schooljaar. Naast de intensieve opvolging van de evaluaties vraagt ook de organisatie van Point Final!, het jaarlijkse afstudeerfestival van de drie domeinen, in deze periode extra administratieve ondersteuning. 

Je weet prioriteiten te stellen, behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat de verschillende opdrachten tijdig en correct worden uitgevoerd. Concreet sta je in voor volgende taken:

Voorbereidend:

- Opmaken en onder leerkrachten verdelen van de evaluatiebrochure.
- Verwerken van examendata en -gegevens.
- Opbellen van evaluatiejury en schriftelijk bevestigen van respectievelijke afspraken.
- Verwerken van evaluatieprogramma’s en jaarwerkpunten.
- Opmaken van evaluatiemappen.
- Verzorgen van catering: contacteren leveranciers, plaatsen en opvolgen bestellingen.

Afwerking:

- Verwerken van de resultaten van de evaluaties.
- Opmaak van examenprocessen-verbaal, attesten en getuigschriften.
- Bijhouden/opvolgen van de leerlingen permanente evaluatie: opmaken en verdelen onder leerkrachten van de fiche.
- Voor de eindevaluaties vierde graad: opvolgen en verdelen onder leerkrachten van evaluatiefiches.
- Afdrukken, verdelen en opvolgen of archiveren van evaluatiefiches.

Point Final:

- Bedienen juryleden tijdens Point Final!
- Logistiek ondersteunen en praktisch organiseren Point Final!.
- Organiseren recepties afstuderenden tijdens Point Final!

Daarnaast zorg je ook mee voor een professionele, efficiënte en klantvriendelijke administratie. Je bent daarbij het gezicht voor ouders, leerlingen en leerkrachten en staat onder andere in voor:

- Een warm, correct en klantgericht onthaal (zowel telefonisch als aan de onthaalbalie) van nieuwe cursisten, reguliere cursisten, ouders, leraars, externe bezoekers, leveranciers, juryleden, enz. Je verstrekt daarbij goede informatie over de werking (uurroosters, studierichtingen, activiteiten, evaluaties, enz.).

- Een vlotte en correcte afhandeling van allerhande administratieve en ondersteunende taken om de efficiënte werking van de academie te garanderen, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken:

* Toezicht houden op leerlingen en gebouw.
* Verwittigen van leerlingen bij ziekte leerkrachten.
* Opvolgen en afhandelen van e-mail gericht aan het onthaal.
* Beschikbaar houden en/of onder de leerkrachten verdelen van allerhande formulieren (bv. in verband met evaluaties, opleidingen …).
* Uitvoeren van allerhande kopieerwerk.
* Verwerken lesverplaatsing leerkrachten: opmaken documenten; aanpassen, bijhouden en opvolgen agenda.
* Opvolgen en/of bijhouden van de klasregeling (bv. toewijzen nieuwe lokalen), verlofaanvragen leerkrachten, activiteitenkalender ….
* Helpen met inschrijvingen van leerlingen (bv. invoeren kortingsattesten, controle terugbetalingen, verwerking vrijetijdspassen, …).
* Administratief ondersteunen van de leerlingenadministratie (bv. voorbereiden en controleren leerlingenbestand i.f.v. leerlingenzending, verificatie of inspectie, bijhouden administratief leerlingendossier …).

- De uitvoering van allerhande logistieke taken om de goede werking van de academie te verzekeren, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken:

* Logistiek ondersteunen van en meehelpen met de praktische organisatie van allerhande evenementen (bv. opendeurdag, concerten …): versturen uitnodigingen, reserveren lokalen en apparatuur, catering, planning opmaken ….

* Logistiek ondersteunen van de algemene werking van de academie: klaarzetten vergaderzalen, catering, verhuizen van instrumenten of ander materiaal ….

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning volgens barema C1-C3.
• Maximum 6 jaar relevante beroepservaring (uit privé of zelfstandig) wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Relevante overheidsanciënniteit kan worden meegenomen. 
• Een contract onbepaalde duur (voltijds of 90%).
• In kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien.
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst. In de piekperiodes wordt een grote mate van flexibiliteit verwacht (avondwerk, weekendwerk, overuren). De overuren die in die periode worden gepresteerd, kunnen in kalmere periodes flexibel worden teruggenomen met de mogelijkheid tot glijuren. 
• Ruime opleidings– en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van 7,5 euro per gewerkte dag.
• Aanvullende haard- of standplaatstoelage van maximaal 119,98 euro bruto. Dit is afhankelijk van je persoonlijke situatie en kunnen we dus enkel voor jou persoonlijk bekijken, je kan hierover contact opnemen met de personeelsdienst.
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd). Weet dat vakantiedagen in principe enkel kunnen opgenomen worden tijdens schoolvakanties.
• Een pluspas (kortingspas).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler (= pensioensparen) van 3% van het brutoloon. 
• Mogelijkheid tot fietsleasing.

Profiel kandidaat

Als medewerker van de stad en de stedelijke academie voor podiumkunsten staan onze burgers en bedrijven centraal. Je bent geëngageerd, nauwkeurig, je werk is betrouwbaar en je wil samen met je collega's elke dag beter doen dan de dag ervoor.

• Onze waarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt.
• Je werkt nauwkeurig en houdt hierbij rekening met de procedurele wetgeving. Het werk dat je aflevert is betrouwbaar.
• Je werkt graag in teamverband en maakt onderling goede afspraken. Tegelijk kan je ook zelfstandig je taken plannen en uitvoeren.
• Je bent positief ingesteld en neemt verantwoordelijkheid op met het oog op een positieve samenwerking.
• Je bent klantvriendelijk en kan vlot communiceren. Je probeert steeds een goede oplossing te voorzien voor de klant, ook bij problemen en minder evidente vragen. 
• Je denkt/werkt actief mee aan het verbeteren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, academie, stedelijk onderwijs, organisatie). Je bekijkt met een kritische blik de werking van de academie en formuleert suggesties voor een verbeterde werking.
• Je hebt affiniteit met een academie voor podiumkunsten. 
• Je hebt een goede basiskennis van het MS Office Softwarepakket & bij voorkeur van Google Workspace en bent bereid om nieuwe academiespecifieke softwarepakketten aan te leren.
• Jouw uurrooster bestaat structureel uit avond- en weekendwerk. Het uurrooster varieert: in drukke periodes (bv. opstart schooljaar, inschrijvingen, evaluaties …) is er meer avond- en weekendwerk en zijn overuren onvermijdelijk. Tijdens de schoolvakanties wordt voornamelijk overdag gewerkt en kunnen overuren gerecupereerd worden. Hier flexibel kunnen mee omgaan is een absolute vereiste.
• Je bent stressbestendig en oplossingsgericht.

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs of twee jaar relevante ervaring.

Meer informatie

Info over de inhoud van de functie

• Hans Helsen, pedagogisch-artistiek directeur STAP, 051 26 17 40, hans.helsen@staproeselare.be
• Delfine Snaet, hoofd administratie STAP, 051 26 17 40, delfine.snaet@staproeselare.be

Info over procedure, loon of aanwervingsvoorwaarden 

Sarah Vandenbroucke, deskundige rekrutering & selectie, 051 26 23 53, jobs@roeselare.be