Tender & Bid Officer

Taken en verantwoordelijkheden

Onze consultants bij Arch ervaren elke dag wat onze bijdrage en toegevoegde waarde zijn bij het helpen van onze klanten. Als trusted advisors combineren we strategie, data en technologie met menselijk potentieel om zinvolle veranderingen teweeg te brengen en organisaties te transformeren tot datagestuurde, goed presterende en toekomstbestendige ondernemingen.

Bij Select Group, waartoe Arch behoort, geloven we dat echte impact ontstaat wanneer expertise, structuur en samenwerking samenkomen. Onze adviesbedrijven – Arch, Beyond Data, Fly/Beople – helpen klanten transformeren met strategie, data en technologie. Maar om die expertise bij de juiste klant te krijgen, is een sterk biedproces cruciaal.

Als Tender & Bid Officer ben jij het kloppend hart van dat proces. Jij zorgt ervoor dat onze offertes niet alleen inhoudelijk sterk zijn, maar ook professioneel, tijdig en strategisch ingediend worden. Dankzij jouw werk kunnen onze consultants doen waar ze het beste in zijn: organisaties helpen groeien en transformeren.

Als Tender & Bid officer ondersteun je het aanbestedings- en salesteam binnen Select Advisory, onderdeel van de Select Group. Je bent het organisatorische kloppend hart achter onze offertes en je ondersteunt ook lead-generatieactiviteiten. Je zorgt voor een uniform, professioneel en tijdig ingediend bieddossier en faciliteert alle administratieve en coördinerende processen. De initiële focus ligt op de adviesbedrijven (Arch, Beyond Data, Fly/Beople), met de mogelijkheid om later voor de hele Select Group op te treden. Je rapporteert aan de Managing partner Select Advisory & co-CEO Select group. 

• Je stelt een planning op voor het biedproces en organiseert bid-meetings (incl. notulen).
• Je analyseert lastenboeken en offerteaanvragen, op vraag van sales of rechtstreeks.
• Je bereidt alle benodigde documenten voor en beheert ze.
• Je zorgt voor uniforme sjablonen, een up-to-date cv-bibliotheek en referentielijsten.

• Je houdt contactgegevens, acties en rapportages bij in het CRM-systeem.
• Je genereert managementrapportages die inzicht geven in het commerciële proces.

• Je zet bid-sites op in SharePoint en onderhoudt ze.
• Je ondersteunt bij templatebeheer en versiecontrole van documenten.

• Je helpt sales bij het vinden van informatie via CRM en SharePoint.
• Je volgt publicaties op aanbestedingsplatformen op, identificeert relevante tenders en kwalificeert ze.
• Je beoordeelt tenders op relevantie en speelt ze door naar de juiste accountmanager of salesverantwoordelijke.
• Je helpt bij het klaarmaken en opvolgen van bieddossiers.
• Je ondersteunt mailingcampagnes en beheert landing pages.
• Je coördineert met marketing voor webinars, nieuwsbrieven en events.

Geboden wordt

Als senior Tender & Bid office leader bieden wij jou: 

• Een competitief salarispakket met een breed scala aan secundaire arbeidsvoorwaarden en voordelen, zoals nettovergoedingen, auto, verzekeringen, ...
• Spannende projecten waarin jij het verschil kan maken.
• Een levendige community met evenementen, Academy-sessies en Community Days.

Profiel kandidaat

Must haves

• Vloeiend in Nederlands, Frans en goed Engels (mondeling & schriftelijk)
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Proactieve, resultaatgerichte en commerciële mindset
• Uitstekende communicatieve en relationele skills
• PC-/Office365-vaardig
• Flexibel en bereid om je tussen locaties (bv. Zaventem) te verplaatsen

• Ervaring met SharePoint-development/-customization
• Basiskennis van bedrijfsprocessen (IT, HR, Finance)
• Ervaring met CRM-platforms zoals Dynamics 365 of Salesforce
• Ervaring in consultancy-omgeving en/of tender support
• Ervaring met marketingtools (Mailchimp, Hubspot, etc.)
• Affiniteit met Adobe-pakket (InDesign voor professioneel layouten)