Secretarieel Medewerker (Tijdelijk)

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij een nauwkeurige administratieve duizendpoot die energie krijgt van planning en het halen van deadlines? Dan zijn we op zoek naar jou.

Als tijdelijke medewerker bij het secretariaat sta je mee in voor de efficiënte werking van de gemeentelijke bestuursorganen.

Het gaat om een deeltijdse tijdelijke functie op niveau C1-C3. 

Wat houdt de job in?

Positionering binnen de organisatie

Je maakt deel uit van de afdeling Interne zaken en werkt onder de rechtstreekse leiding van het diensthoofd Organisatie (of bij afwezigheid de algemeen directeur). 

Jouw takenpakket

Ondersteuning van bestuursorganen

• Voorbereiden van vergaderingen:
  • Bundelen van dossiers en opmaken/versturen van agenda’s
  • Bewaken van deadlines en richtlijnen
• Logistieke organisatie van vergaderingen:
  • Reservatie van zalen en coördinatie van vergaderdata
  • Afstemming van logistieke ondersteuning
• Verslaggeving en besluitvorming:
  • Ondersteunen bij opmaak en controle van beslissingen
  • Opstellen van brieven, nota’s en documenten
  • Publiceren van besluitenlijsten en naleven van informatieverplichtingen
  • Zorgen voor interne informatiedoorstroming
• Aanspreekpunt voor bestuursorganen en partners

Directieondersteuning

• Beheer van inkomende en uitgaande post en dossiers
• Agendabeheer en plannen van vergaderingen
• Opmaken van beslissingen van burgemeester en algemeen directeur

Secretariaat en administratieve processen

• Beheer van registers (bv. openbaarheid van bestuur, klachten)
• Bewaken van antwoordtermijnen (bv. vragen van raadsleden, klachten)
• Behandeling van taxivergunningen (van aanvraag tot afhandeling)
• Optimaliseren van processen en procedures:
  • Formuleren van verbeterinitiatieven
  • Signaleren van knelpunten en onregelmatigheden
  • Streven naar efficiënte (digitale) werking
• Ondersteunen van collega’s en verzekeren van continuïteit
• Meewerken aan dienstoverschrijdende projecten

Organisatie van bijeenkomsten en evenementen

• Plannen en organiseren van huldigingen en officiële bezoeken
• Organiseren van vergaderingen en evenementen
• Opstellen van draaiboeken

Jouw competenties

Flexibiliteit

• Omgaan met wisselende prioriteiten en veranderingen
• Efficiënt werken in crisissituaties
• Snel aanpassen en leergierig zijn

Probleemoplossend denken

• Problemen tijdig signaleren
• Analyseren vanuit verschillende invalshoeken
• Actief meedenken over oplossingen

Kwaliteitsgericht werken

• Nauwkeurig en gestructureerd werken
• Hoge kwaliteitsnormen hanteren
• Eigen werk controleren en bijsturen

Loyaliteit en discretie

• Respect voor vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
• Afspraken nakomen
• Positieve vertegenwoordiging van de organisatie

Kennis

• Sterke administratieve vaardigheden
• Goede kennis van courante software
• Inzicht in werking van een lokaal bestuur
• Bereidheid tot bijscholing

Zelfstandig werken

• Werk plannen en organiseren
• Dossiers zelfstandig opvolgen en afronden
• Tijdig bijsturen waar nodig

Samenwerken

• Actief bijdragen aan teamresultaten
• Samen werken aan gezamenlijke doelen

Inzet en werktempo

• Efficiënt en met voldoende snelheid werken
• Dynamisch en gemotiveerd functioneren

Klantgerichtheid

• Noden van klanten begrijpen
• Dienstverlening verbeteren

Assertiviteit

• Standpunten duidelijk formuleren
• Openstaan voor feedback
• Consequent en vastberaden handelen

Geboden wordt

• Een betekenisvolle functie binnen een geëngageerd lokaal team
• Verloning volgens loonschaal C1 - C3
• Ruimte voor professionele ontwikkeling en ondersteuning via interne opleiding

• Fijne collega’s en een werkplek dicht bij huis

  Veel medewerkers van het gemeentebestuur wonen in Essen of de omliggende gemeenten. Gedaan met die vervelende files of treinvertragingen en altijd vlot naar je werk.

• Aandacht voor jouw gezondheid

  Je krijgt als medewerker van de gemeente een gratis hospitalisatieverzekering en ecovergoeding (als je met de fiets naar het werk komt).

• Levenslang leren

  Bij de gemeente krijg je de kans om heel wat opleidingen te volgen. Zelfs zonder concrete voorkennis kan je verder groeien in je functie.

• Een stabiele en betrouwbare werkgever!

  Met meer dan 200 medewerkers zijn wij een van de grootste werkgevers in Essen.

Profiel kandidaat

• Je bent in het bezit van een secundair diploma

• Je kan goed omgaan met deadlines en bent goed in planning

• Je bent vertrouwd met MS office en bent bereid om specifieke software aan te leren

• Je bent zo snel mogelijk inzetbaar voor een contract van 6 maanden

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen jobtitel

secretarieel, secretariaat, secretaresse, administratief