RECEPTIONNIST(E) (Bruxelles)

Taken en verantwoordelijkheden

Es-tu un(e) professionnel(le) organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) service ? Être le premier point de contact dans un environnement agréable et dynamique te donne de l’énergie ? Et souhaites-tu contribuer au bon fonctionnement quotidien d’un site prestigieux ?

Alors ce défi est fait pour toi !

Tes responsabilités:

En tant que Réceptionniste, tu représentes l’image de l'entreprise et tu garantis un accueil professionnel, chaleureux et irréprochable aux collaborateurs, visiteurs et partenaires.

Accueil

• Assurer un fonctionnement complet, accueillant et professionnel de la réception pendant les heures d’ouverture définies
• Appliquer les procédures de sécurité afin de garantir le contrôle des personnes, des biens et des colis
• Réceptionner et expédier le courrier entrant et sortant, les colis et les envois
• Transférer le courrier vers les bons départements, y compris les services juridiques
• Gérer la communication de la réception via e-mail, chat et téléphone
• Créer des tickets de maintenance et contribuer à leur résolution rapide et efficace
• Créer des tickets auprès des équipes support internes (IS&T, Wrike, Global Security, …)
• Veiller à ce que la réception et les salles de réunion soient toujours propres et en ordre
• Soutenir l’organisation d’événements locaux (mise en place des salles, catering, salles de réunion externes)
• Soutenir le processus de commande des consommables (bureau, boissons, …)
• Superviser les prestataires externes (nettoyage, catering, maintenance)
• Coordonner la réception, les fournisseurs externes et les contacts internes
• Soutenir les opérations quotidiennes du facility ainsi que le Facility Manager dans des tâches ad hoc
• Soutenir l’onboarding des nouveaux collaborateurs et garantir un accueil chaleureux et professionnel
• Gérer les badges, cartes d’accès et clés
• Gérer les outils visiteurs et respecter les directives globales de sécurité (enregistrement des visiteurs, remise des badges)
• Organiser les transports (taxis et autres moyens) pour les collaborateurs et visiteurs
• Former les intérimaires afin d’assurer la continuité des tâches de réception
• Gérer les parkings et espaces de stockage
• Suivre et transmettre les factures et rappels aux bonnes personnes de contact
• Effectuer si nécessaire le nettoyage de base des machines à café et lave-vaisselle
• Soutenir les Business Units dans l’envoi d’équipements vers les centres de recyclage

Single Point of Contact sur le site

• Collaborer avec le facility management et signaler les dommages relevant du propriétaire
• Coordonner les projets d’amélioration du facility
• Collaborer avec l’Operations Management et soutenir certains programmes et projets spécifiques
• Coordonner la communication avec les fournisseurs locaux de services facility et assurer le support administratif
• Assurer des formations EHS
• Gérer les formalités douanières (spécifiques au site)
• Gérer la correspondance, y compris les garanties bancaires
• Effectuer les tâches liées aux premiers secours et à la lutte incendie

Tes talents et ton background :

• Tu as de l’expérience en réception, office management, facility management ou dans une fonction similaire
• Tu es orienté(e) client, professionnel(le) et service-minded
• Tu es structuré(e), rigoureux(se) et organisé(e)
• Tu travailles de manière autonome et prends des initiatives
• Tu communiques facilement avec différents interlocuteurs
• Tu maîtrises bien MS Office
• Tu es parfaitement bilingue néerlandais–anglais ou néerlandais–français
• Tu disposes d’un certificat BA4 ou es prêt(e) à l’obtenir

Ce que nous offrons :

• Une fonction variée avec de nombreux contacts dans un environnement professionnel et agréable
• De l’autonomie et des responsabilités
• L’opportunité de contribuer activement à l'amélioration de l’expérience sur le lieu de travail
• Un package salarial attractif adapté à ton expérience