RECEPTIONIST(E) (Brussel)

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij een georganiseerde, proactieve en servicegerichte professional? Het eerste aanspreekpunt zijn binnen een aangename en dynamische omgeving geef je energie? En wil je mee instaan voor een vlotte dagelijkse werking van een prestigieuze site?

Dan is deze uitdaging iets voor jou!

Jouw Verantwoordelijkheden:

Als Receptionist(e) ben je het visitekaartje van de organisatie en zorg je voor een professioneel en warm onthaal van medewerkers, bezoekers en partners. Je combineert receptietaken met administratieve en facilitaire verantwoordelijkheden en draagt zo bij aan een veilige, efficiënte en aangename werkomgeving.

Onthaal

• Zorgen voor een volledige gastvrije en professionele receptiewerking tijdens de vastgelegde openingsuren 
• Veiligheidsprocedures toepassen om controle van personen, goederen en pakketten te garanderen
• Inkomende en uitgaande post, pakketten en zendingen ontvangen en verzenden 
• Correspondentie naar de juiste afdelingen, inclusief juridische diensten doorsturen
• Receptie-communicatie via e-mail, chat en telefoon beheren
• Onderhoudstickets aanmaken en bijdragen aan een snelle en efficiënte oplossing
• Tickets bij interne supportfuncties aanmaken (IS&T, Wrike, Global Security, ...)
• Zorgen dat de receptie en vergaderruimtes steeds netjes en ordelijk zijn
• Ondersteuning bieden bij het organiseren van lokale events (zaalopstelling, catering, externe vergaderruimtes)
• Ondersteuning bieden bij het bestelproces van verbruiksgoederen (kantoor, dranken,...)
• Externe dienstverleners superviseren (schoonmaak, catering, onderhoud)
• Receptie, externe leveranciers en interne contactpersonen coördineren 
• Dagelijkse facility-operaties alsook de Facility Manager bij ad-hoc taken ondersteunen
• Ondersteuning bieden bij onboarding van nieuwe medewerkers en zorgen voor een warm en professioneel onthaal
• Badges, toegangskaarten en sleutels beheren 
• De visitor tools beheren en globale veiligheidsrichtlijnen naleven (registratie bezoekers, uitgifte badges)
• Zorgen voor transport (taxi’s en andere vervoermiddelen) voor medewerkers en bezoekers 
• Interimkrachten opleiden voor continuïteit van receptietaken
• Parkeerplaatsen en opslagruimtes beheren
• Facturen en herinneringen naar de juiste contactpersonen opvolgen en doorsturen
• Basisreiniging van koffiemachines en vaatwassers uitvoeren indien nodig
• Ondersteuning bieden aan Business Units bij verzending van apparatuur naar recyclingcentra

Single Point of Contact op de site 

• Samenwerken met gebouwbeheer en schade melden die onder verantwoordelijkheid van de verhuurder valt
• Facility improvement projecten coördineren 
• Samenwerken met Operations Management en ondersteuning bieden bij specifieke programma's en/of projecten 
• Communicatie met lokale Facility Service Providers coördineren en deze administratieve ondersteuning bieden 
• EHS-trainingen verzorgen
• Douaneformaliteiten beheren (sitespecifiek)
• Correspondentie, inclusief bankgarantie beheren
• EHBO-en brandbeveiligingstaken uitvoeren

Jouw Talenten en Achtergrond:

• Je hebt ervaring in receptie, office management, facility management of een gelijkaardige functie
• Je bent klantgericht, professioneel en service-minded
• Je bent organisatorisch sterk en werkt nauwkeurig
• Je kan zelfstandig werken en neemt initiatief
• Je communiceert vlot met verschillende stakeholders
• Je hebt een goede kennis van MS Office
• Je bent perfect tweetalig Nederlands en Engels of Nederlands en Frans
• Je beschikt over een certificaat BA4 of bent bereid deze te behalen

Wat Bieden Wij:

• Een afwisselende functie met veel contacten binnen een professionele en aangename werkomgeving
• Autonomie en verantwoordelijkheid
• Mogelijkheden om actief bij te dragen aan de werkplekbeleving
• Een aantrekkelijk salarispakket afgestemd op jouw ervaring