Purchasing Administration Officer

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij administratief sterk en werk je graag nauwkeurig?

Heb je ervaring met factuurverwerking, SAP of aankoopadministratie? Krijg je energie van een correcte administratie en het opvolgen van procedures?

Dan kan deze tijdelijke functie als Purchasing Administration Officer
iets voor jou zijn.

Je komt terecht in een internationale organisatie actief binnen de distributie van machines en onderdelen. Samen met collega's van aankoop, logistiek en customer service zorg je ervoor dat alle administratieve processen rond onderdelen correct verlopen.

Een ideale functie voor iemand die houdt van structuur, cijfers, administratie en procesopvolging.
Wat ga je doen?
  Als Purchasing Assistant ondersteun je het Parts-team bij alle administratieve processen rond aankoop en onderdelenbeheer.
Je zorgt ervoor dat facturen, documenten en rapporteringen correct verwerkt worden en volgt interne procedures nauwgezet op.
  Jouw verantwoordelijkheden Factuurverwerking en administratie

• Je verwerkt inkomende en uitgaande facturen in SAP.
• Je controleert facturen tot op lijnniveau.
• Je boekt facturen correct in.
• Je verwerkt creditnota's.
• Je zorgt voor een volledige en correcte aankoopadministratie.

• Je beheert aankoopdocumenten digitaal en op papier.
• Je archiveert documenten op een gestructureerde manier.
• Je verzamelt en bewaart bewijsstukken voor audits.
• Je volgt bestelbonnen, facturen en betalingsdocumenten op.

• Je ondersteunt de K-SOX rapportering.
• Je controleert of goederen correct ontvangen werden.
• Je controleert of transacties correct gefactureerd zijn.
• Je zorgt voor een volledige administratieve onderbouwing.
• Je volgt interne procedures en auditrichtlijnen strikt op.

• Je ondersteunt het aankoop- en onderdelen­team.
• Je bent back-up voor de opvolging van verkooporders richting magazijn.
• Je helpt mee de dagelijkse werking vlot te laten verlopen.

• Je staat in voor de bestelling van verpakkingsmateriaal.
• Je ondersteunt collega's waar nodig.

Geboden wordt

Wat mag je verwachten?
  Je komt terecht in een stabiele en internationale werkomgeving waar kwaliteit, samenwerking en correcte processen centraal staan.

Daarnaast mag je rekenen op:

• Tijdelijke opdracht voor minstens 3 maanden
• Voltijdse functie
• Brutoloon rond € 3000-3400 per maand, afhankelijk van ervaring
• Maaltijdcheques
• Ecocheques
• Glijdende uren
• Mogelijkheid tot thuiswerk
• Een afwisselende administratieve rol binnen aankoop en onderdelenbeheer
• Intensieve samenwerking met aankoop, logistiek en customer service
• Werken binnen een internationale organisatie
• Een functie met veel verantwoordelijkheid voor correcte administratie en procesopvolging

Profiel kandidaat

Wie ben jij? Je bent een nauwkeurige administratieve professional die graag gestructureerd werkt.

Je voelt je comfortabel in een omgeving waar procedures, facturen en documentbeheer centraal staan.

Daarnaast herken je jezelf hierin:

• Je hebt ervaring in een administratieve functie.
• Ervaring met factuurverwerking is een sterke troef.
• Kennis van SAP is een pluspunt.
• Je werkt zeer nauwkeurig en georganiseerd.
• Je hebt oog voor detail.
• Je volgt procedures correct op.
• Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler.
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende administratieve taken.
• Je communiceert professioneel met interne collega's.
• Je voelt je thuis in een omgeving met audits en interne controles.