OPERATIONS BUSINESS COORDINATOR (Evere)

Taken en verantwoordelijkheden

Tu es organisé(e), analytique et orienté(e) client ?, 
Tu aimes comprendre les besoins du business, structurer et optimiser les processus et contribuer à l’amélioration de la performance ?

Alors, c’est TOI que nous cherchons !

Quelles seront tes responsabilités ?

En tant qu’Operations Business Coordinator, jouer un rôle clé dans le lancement et le suivi administratif et financier des contrats et chantiers. Être le point de contact privilégié entre les Opérations, le Business, l'équipe Sales, les clients et les départements support afin de garantir une gestion efficace, structurée et orientée client.

Project / Client Launch

• Assurer une ligne de communication avec le département Sales afin de fournir les données et informations opérationnelles nécessaires à l’élaboration des contrats
• Visiter les clients et les chantiers afin de comprendre leurs besoins en matière de suivi administratif et de facturation
• Lire, analyser et discuter les cahiers des charges des nouveaux contrats et chantiers afin de définir une structure administrative efficace dès leur lancement
• Accompagner le démarrage des chantiers et veiller à la mise en place, dès le départ, d’accords solides et de procédures administratives et financières efficaces

Client Administration Spoc

• Préparer et assurer le suivi de la facturation clients, y compris les indexations de prix
• Visiter les clients et les chantiers afin de vérifier le respect des accords contractuels et des procédures mises en place
• Assurer la gestion administrative des dossiers clients et chantiers
• Envoyer les commandes aux fournisseurs et assurer le suivi de l’approbation des factures par le Business
• Assurer la gestion administrative des dossiers fournisseurs
• Garantir la gestion administrative des documents commerciaux : rédiger et/ou mettre en forme les offres, analyser les besoins, formuler des suggestions et assister le Business dans la préparation des offres gérées localement
• Assurer un suivi proactif des contrats arrivant à échéance afin d’accompagner le Business et/ou Sales dans les actions nécessaires au renouvellement
• Apporter un support administratif aux activités liées à la qualité, la santé, la sécurité et l’environnement (SSE)

Business Administration Analysis

• Initier et réaliser des projets d’amélioration administrative et financière et de processus internes
• Faire le lien avec le Management Control et la Comptabilité Clients afin de collecter les données nécessaires à l’analyse de la performance des clients et des chantiers
• Analyser la performance des chantiers et des clients et proposer, lorsque nécessaire, des plans d’amélioration
• Se concerter avec les responsables Business sur la base des analyses réalisées afin de définir et mettre en œuvre les améliorations nécessaires
• Optimiser et stabiliser les processus internes

Office Administration

• Garantir un accueil professionnel et diplomatique, tant par téléphone que lors des visites dans les bureaux
• Gérer le courrier entrant et sortant et veiller à sa traçabilité et à son traitement dans les délais
• Garantir la gestion administrative et logistique du bureau : classement, gestion des agendas, notes de frais, caisse, organisation de réunions et d’événements, etc

Tes talents et ton background ?

• Tu disposes d’un diplôme d’enseignement supérieur de type court ou d’une expérience professionnelle équivalente
• Tu as au minimum 3 ans d’expérience pertinente
• Une expérience dans un environnement similaire ou dans un environnement opérationnel/ouvrier constitue un atout
• Tu maîtrises la suite MS Office et tu es à l’aise avec les outils informatiques
• Tu disposes de connaissances de base en finance et es capable de les appliquer dans le cadre de ta fonction
• Tu parles et écris couramment le français et néerlandais
• Tu es organisé(e), rigoureux(se), autonome et doté(e) d’un bon esprit analytique
• Tu es orienté(e) client et apprécies le travail avec des interlocuteurs variés

En plus d’une fonction remplie de défis, nous t’offrons…

• De réelles possibilités d’initiative et d’évolution dans un environnement de travail stable, dynamique et humain 
• L’opportunité de développer ton expertise dans des domaines tels que l’intelligence artificielle, l’automatisation, les données et les applications métiers
• Un salaire en lien avec ton expérience 
• Un ensemble d’avantages extralégaux
• La possibilité de télétravailler 
• Un contrat à durée indéterminée

Tu souhaites rejoindre une entreprise familiale et humaine où tu peux avoir un impact concret sur notre organisation et la satisfaction de nos clients ? Alors, n’attends plus et postule dès maintenant !