OPERATIONS BUSINESS COORDINATOR (Evere)

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij georganiseerd, analytisch en klantgericht?
Vind je het belangrijk om de behoeften van de business te begrijpen, processen te structureren en te optimaliseren en bij te dragen aan betere resultaten?

Dan zijn WIJ op zoek naar JOU!

Wat wordt jouw verantwoordelijkheid?

Als Operations Business Coordinator speel je een belangrijke rol bij de opstart en de administratieve en financiële opvolging van contracten en werven. Je bent het centrale aanspreekpunt tussen Operations, Business, het Sales-team, klanten en de ondersteunende departementen om een efficiënte, gestructureerde en klantgerichte werking te garanderen.

Project / Client Launch

• Een communicatielijn met het Sales-departement onderhouden om de nodige operationele gegevens en informatie aan te leveren voor de opmaak van contracten
• Klanten en werven bezoeken om hun behoeften op het vlak van administratieve opvolging en facturatie te begrijpen
• Lastenboeken van nieuwe contracten en werven lezen, analyseren en bespreken om vanaf de opstart een efficiënte administratieve structuur te bepalen
• De opstart van werven begeleiden en vanaf het begin zorgen voor duidelijke afspraken en efficiënte administratieve en financiële procedures

Client Administration SPOC

• De klantenfacturatie voorbereiden en opvolgen, inclusief prijsindexeringen
• Klanten en werven bezoeken om toe te zien op de naleving van contractuele afspraken en geïmplementeerde procedures
• De administratieve opvolging van klantendossiers en werfdossiers verzekeren
• Bestellingen naar leveranciers versturen en de goedkeuring van facturen door de Business opvolgen
• De administratieve opvolging van leveranciersdossiers verzekeren
• Instaan voor het administratieve beheer van commerciële documenten: offertes opstellen en/of vormgeven, behoeften analyseren, suggesties formuleren en de Business ondersteunen bij het voorbereiden van lokaal beheerde offertes
• Contracten die hun einddatum naderen proactief opvolgen en de Business en/of Sales begeleiden bij de nodige acties met het oog op contractverlenging
• Administratieve ondersteuning bieden bij activiteiten rond kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu (QHSE)

Business Administration Analysis

• Administratieve en financiële verbeterprojecten en projecten rond interne processen initiëren en uitvoeren
• De link leggen met Management Control en Debiteurenbeheer om de nodige gegevens te verzamelen voor de analyse van de prestaties van klanten en werven
• De prestaties van werven en klanten analyseren en, waar nodig, verbeterplannen voorstellen
• Overleggen met de Business-verantwoordelijken op basis van de uitgevoerde analyses om de nodige verbeteringen te bepalen en te implementeren
• Interne processen optimaliseren en stabiliseren

Office Administration

• Een professionele en diplomatische ontvangst garanderen, zowel telefonisch als bij bezoeken aan de kantoren
• Inkomende en uitgaande post beheren en zorgen voor de traceerbaarheid en tijdige verwerking ervan
• Instaan voor het administratieve en logistieke beheer van het kantoor: klasseren, agenda's beheren, onkostennota's, kasbeheer, organisatie van vergaderingen en evenementen, enz.

Jouw talenten en achtergrond?

• Je beschikt over een diploma hoger onderwijs van het korte type of gelijkwaardige professionele ervaring
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring
• Ervaring in een gelijkaardige omgeving of in een operationele/arbeidersomgeving is een pluspunt
• Je beheerst de MS Office-suite en bent vlot met IT-tools
• Je beschikt over een basiskennis van financiën en kunt deze toepassen binnen je functie
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig, zelfstandig en beschikt over een sterk analytisch vermogen
• Je bent klantgericht en werkt graag samen met verschillende gesprekspartners

Naast een uitdagende functie bieden we jou…

• Reële mogelijkheden om initiatief te nemen en je verder te ontwikkelen binnen een stabiele, dynamische en menselijke werkomgeving
• De mogelijkheid om je expertise verder uit te bouwen in domeinen zoals artificiële intelligentie, automatisering, data en business applications
• Een salaris in lijn met je ervaring
• Een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen
• De mogelijkheid tot telewerken
• Een contract van onbepaalde duur

Wil je deel uitmaken van een familiale en menselijke onderneming waar je een concrete impact kunt hebben op onze organisatie en de tevredenheid van onze klanten? Wacht dan niet langer en solliciteer vandaag !