Office & Hospitality Coördinator

Taken en verantwoordelijkheden

Als Office & Hospitality Coördinator ben je het kloppende hart van de residentie. Je creëert een warme en professionele omgeving waar bewoners zich écht thuis voelen. Je zorgt ervoor dat alles vlot verloopt op hospitality- & office managementvlak en bent tegelijk een luisterend oor & een verbindende kracht tussen bewoners, familie, bezoekers en collega’s. Je straalt energie uit, bent open in je communicatie en brengt mensen samen — helemaal in lijn met onze waarden: Kwiek, Open en Verbindend.

KERNTAKEN

a) t.a.v. bewoners, familie en bezoekers

• Eerste aanspreekpunt zijn bij vragen of noden
• Warme ontvangst bieden aan bewoners, familie& bezoekers
• Organiseren van verbindende activiteiten en evenementen
• Begeleiden van rondleidingen en kandidaten enthousiasmeren voor het wonen bij Vulpia
• Zorg dragen voor een positieve, open en toegankelijke communicatie
• Bemiddelen bij en oplossen van conflictsituaties
• Voorzien van permanentie en organiseren van gericht aanspreekmoment

b) t.a.v. administratie en organisatie
• Verantwoordelijk voor een correcte en vlotte administratieve werking
• Beheer van facturatie, bewonersdossiers en documenten
• Structurele samenwerking met collega’s van andere sites en het hoofdkantoor
• Orde en overzicht behouden in de dagelijkse werking van de residentie
• Opvolgen van wetgeving van inspecties
• Opmaak van commercieel actieplannen
• Buurtnetwerkingen en contact name met externe stakeholders
• Verantwoordelijk voor behalen van vooropgestelde targets
• Opvolgen van dubieuze debiteuren
• Actief gebruikmaken van de voorziene softwarepakketten
• Brandprocedure en evacuatie
• Bij interne uitbating brasserie: operationele organisatie en uitwerking

c) t.a.v leveranciers
• Meehelpen bij het inventariseren, coördineren, adviseren en superviseren van aankopen, leveringen, herstellingen, onderhoudswerken en alle dienstverlening door externen.
• Ontvangen van leveranciers met betrekking tot overkoepelende investeringen of aankopen
• Opvolgen van rapportering en de registraties (zijn deze correct en volledig gebeurd)
• Plan do check act bij alle acties
• Opvolgen van bestellingen en goedkeuren van facturen
• Nauwe samenwerking en communicatie met verkoop instanties
• Aanwezigheid op algemene vergadering van de VME

d) t.a.v. collega’s van andere diensten en organisaties
• Actief participeren aan overleg in verband met kwaliteit & procedures met raakvlakken met andere diensten en organisaties
• Meewerken aan de coördinatie & beheer bewonersadministratie
• Samenwerking met HQ en ondersteunende diensten
• Voorbereiding van overlegmoment ter ondersteuning van de overlegmomenten ter bespreking de KPI

e) t.a.v de Operations Manager
• Rapporteren aan de Operations Manager en voorbereiden van te bespreken dossiers
• Bespreken van probleemsituaties en aanreiken van oplossingen binnen het werkingskader van de assistentiewoningen
• Opmaak van wensen en behoeften binnen de assistentiewoningen wat betreft een kwaliteitsvolle werking
• Uitvoering van genomen beslissingen en rapportage over de impact ervan
• Eindverantwoordelijk voor de praktische organisatie binnen de residentie

Diversen

Het verrichten van ondersteunende taken van andere diensten op vraag van de Operations Manager. Er kunnen steeds bepaalde taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen indien de werking van de residentie dit vereist.

Geboden wordt

.

Profiel kandidaat

.

Meer informatie

-------------

Vulpia heeft deze vacature #V-5552 via HR organizer gepubliceerd op België Vacature.

-------------