Management assistant

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij een administratieve duizendpoot met een scherp oog voor structuur, veiligheid en kwaliteit? Zoek je een rol waar je jouw organisatorisch talent kunt combineren met verantwoordelijkheden op vlak van ondersteuning binnen een projectgedreven omgeving? 
Dan is deze rol van Management Assistant mogelijks wel iets voor jou!

Je komt terecht in een warm bedrijf waar openheid en communicatie centraal staan.
Je hebt de nabijheid van leuke collega's, maar ook de ruimte (letterlijk en figuurlijk) om zelfstandig te werken. 

Als Management Assistant bied je administratieve en organisatorische ondersteuning aan verschillende interne diensten. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt. Je hebt een centrale rol in het ondersteunen van de technische en projectmatige werking, waarbij discretie, nauwkeurigheid en zelfstandigheid cruciaal zijn.

Je verantwoordelijkheden:

• Je beheert de algemene administratie: postverwerking, klassement, agendabeheer, bestellingen, vergaderplanning en notuleren.
• Je ondersteunt bij het opstellen, verwerken en archiveren van documenten gelinkt aan projectopvolging, werfdossiers, vergunningsdossiers en QHSE-rapportage.
• Je volgt de registratie van documenten en werkprocessen mee op via interne systemen zoals SharePoint.
• Je ziet toe op de correcte toepassing van procedures en veiligheidsvoorschriften bij administratieve processen.
• Je bent betrokken bij het voorbereiden van audits en helpt bij de administratieve opvolging van actiepunten rond kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu.
• Je werkt nauw samen met de afdelingen preventie, SHEQ (Safety, Health, Environment & Quality) en HR, en vormt zo een schakel tussen operationele en ondersteunende teams.

Geboden wordt

Wat mag je verwachten?

• Een voltijdse functie in een stabiele en groeiende organisatie.
• Een afwisselende job in een team met korte communicatielijnen en een open sfeer.
• Een aantrekkelijk loon aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, fietslease,...
• Een omgeving waar kwaliteit en welzijn van medewerkers centraal staan.
• Na inwerkperiode kan er 2 dagen van thuis gewerkt worden.

Profiel kandidaat

Wat breng je mee?

Must-haves:

• Bachelor werk- en denkniveau
• Minstens 2 jaar administratieve ervaring, idealiter in een technische of projectomgeving.
• Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, werkt nauwkeurig en bent stressbestendig.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en spreekt daarnaast nog Engels of Duits. 
• Je werkt vlot met MS Office en digitale tools.
• Vrolijke enthousiaste houding
• Affiniteit met technische aspecten uit de bouwsector.