Management Assistant HR Member Comex

De hoofdmissie van de Management Assistant bestaat erin het dagelijks beheer van het directiecomitélid (ComEx) en het HR-team te optimaliseren, zodat zij zich kunnen concentreren op hun strategische prioriteiten en besluitvorming. De Management Assistant ComEx organiseert, coördineert en voert diverse (administratieve) taken uit binnen 3 hoofddomeinen:

• Administratief en organisatorisch beheer
• Communicatie en informatie
• Support en coördinatie

1. Administratief en organisatorisch beheer

• Beheer van complexe agenda's, inplannen van afspraken en prioriteiten stellen.
• Logistieke organisatie: plannen van verplaatsingen en de logistieke kant van vergaderingen en evenementen.
• Voorbereiden en controleren van de agenda met betrekking tot vergaderingen en afspraken.
• Ondersteuning van andere ComEx-leden op het vlak van samenwerking en bijstand aan andere management assistants.
• Het werk van het team vergemakkelijken door te zorgen voor een vlotte en efficiënte administratieve, organisatorische en logistieke opvolging.
• Organisatie van evenementen: coördineren van directieseminaries, raad van bestuur of algemene vergaderingen.

2. Communicatie en informatie

• Opstellen van dragers, notuleren en schrijven van verslagen waar nodig.
• Opvolging van dossiers en deadlines.
• Filteren van oproepen en onthaal.
• Fungeren als aanspreekpunt voor andere ComEx-leden, externe partners en medewerkers.
• Beheren van oproepen, e-mails en verzoeken om enkel de dringende en relevante dossiers door te sturen (volgens de delegatie van het ComEx-lid).
• Eigen onafhankelijk oordeel gebruiken met betrekking tot reële of potentiële problemen en deze op eigen initiatief voorleggen aan de directie met suggesties voor actie.
• Interne communicatie faciliteren.

3. Support en coördinatie

• Informatiebewaking: proactief verzamelen en synthetiseren van relevante informatie en data. Dossiers voorbereiden.
• Beheer van specifieke projecten.
• Ondersteuning bieden bij presentaties.
• Procesondersteuning: uitvoeren of initiëren van administratieve praktijken en procedures. Voorstellen doen tot vereenvoudiging.
• Vertalen van diverse documenten.
• Beheren van diverse administratieve processen.
• Beheren en opvolgen van facturatie (One Buy / Ariba) en andere processen, rapportering, …
• Discretie en vertrouwelijkheid: behandelen van gevoelige informatie met absolute discretie.

• Een voltijds contract van onbepaalde duur (CDI).
• Een marktconform salaris en interessante extralegale voordelen:
  • bedrijfswagen of mobiliteitsbudget
  • smartphone en abonnement
  • maaltijdcheques
  • kortingen op je boodschappen bij Carrefour
  • cafetariaplan en cadeaucheques
  • groeps- en hospitalisatieverzekering
  • fietsleasing (na 1 jaar dienst)
  • kortingen en voordelen op vrijetijdsbesteding, enz.
• Smart Way of Working: flexibele werkuren en een goede balans tussen werk en privé.
• Opleidingen op maat en reële doorgroeimogelijkheden.
• Een boeiende functie bij een van de grootste Europese retailers.

Opleiding & Ervaring:

• Tweetalig FR/NL, Engels is een pluspunt.

Competenties:

• Moed & Initiatief: Proactief informatie zoeken, problemen identificeren en oplossingen voorstellen.
• Verantwoordelijkheid: Zorgen voor de correcte toepassing van procedures en verantwoordelijkheid nemen voor eigen acties.
• Probleemoplossing: Operationele ondersteuning bieden en onmiddellijke oplossingen vinden voor dringende zaken.
• Communicatie: Efficiënt in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie.
• Planning: Beheer en planning van activiteiten (inclusief backtiming).
• Aanpassingsvermogen: Snel schakelen bij nieuwe werkmethode of onvoorziene omstandigheden; stressbestendig met respect voor deadlines.
• Analytisch vermogen: Structurele fouten kunnen detecteren en oplossen.
• Klantgerichtheid (Commitment): Elke interactie zien als een kans voor een positieve ervaring.
• Nauwkeurigheid: Oog voor detail en kwalitatieve uitvoering.