Executive Management Assistant

Taken en verantwoordelijkheden

Onze klant is een internationaal bedrijf met een kantoor in Vilvoorde. Het biedt gespecialiseerde diensten en digitale oplossingen aan professionele klanten in de mobiliteitssector. Je komt terecht in een omgeving waar samenwerking, kwaliteit en initiatief belangrijk zijn. In deze functie werk je nauw samen met de leidinggevenden en krijg je de kans om de ondersteuning van het management mee vorm te geven.Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en schakelen met verschillende mensen? Voor een internationaal bedrijf in Vilvoorde zoeken we een Executive Assistant die de CEO ondersteunt en mee zorgt dat het management vlot kan werken.

Als Executive Assistant ben je een vertrouwde steun voor de CEO. Je kent zijn prioriteiten, denkt vooruit en zorgt dat afspraken en plannen goed op elkaar aansluiten. Daarnaast ondersteun je een Director en het managementteam. Geen dag is helemaal hetzelfde, en net die afwisseling spreekt je aan.

• Je beheert de professionele en privéagenda, afspraken en administratie van de CEO. Je bewaakt prioriteiten en anticipeert op wat nodig is.
• Je ondersteunt de Director bij haar professionele agenda en afspraken. Ook het managementteam kan bij jou terecht voor organisatorische en administratieve hulp.
• Je organiseert zakenreizen binnen Europa van A tot Z, met oog voor alle praktische details.
• Je bent een aanspreekpunt voor interne en externe contacten en helpt de communicatie tussen de CEO, het managementteam en andere betrokkenen vlot verlopen.
• Je bereidt presentaties, rapporten, vergaderstukken en documentatie voor bestuursvergaderingen voor. Vertrouwelijke informatie behandel je steeds met de grootste discretie en professionaliteit.
• Je coördineert vergaderingen, zakelijke ontvangsten, bedrijfsevenementen en bezoeken van directieleden.
• Je volgt actiepunten en projecten over verschillende afdelingen heen op, bijvoorbeeld rond ESG rapportering of de invoering van een tool voor contractbeheer.
• Je coördineert de ondertekening van belangrijke documenten en helpt bij het opstellen, verwerken en archiveren ervan.
• Je volgt mee de dagelijkse kantoorwerking op, van benodigdheden en post tot kantoorverbeteringen en de samenwerking met externe leveranciers.

Merk je dat een administratief proces eenvoudiger kan? Dan krijg je de ruimte om mee over een betere aanpak na te denken.

Geboden wordt

• Een vast contract vanaf dag 1
• Een marktconform maandloon, aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen.
• Een voltijdse functie van 38 uur per week, of een deeltijdse functie vanaf 80%. Bij een deeltijds regime kan woensdagmiddag en/of vrijdag vrij zijn.
• 20 wettelijke verlofdagen en 4 extralegale vakantiedagen op voltijdse basis.
• Eén thuiswerkdag per week en een netto thuiswerkvergoeding van € 130 per maand.
• Een gsm abonnement en terugbetaling van je woon werkverkeer volgens PC 200.
• Een cafetariaplan waarmee je via de dertiende maand onder meer extra vakantiedagen, een fietslease of multimedia kunt kiezen.
• Een afwisselende functie met verantwoordelijkheid, ruimte voor initiatief en mogelijkheden om je professioneel te ontwikkelen.

Zie jij jezelf in deze rol? We maken graag kennis met je.

Profiel kandidaat

Je bent een ervaren Executive Assistant die graag dicht bij de besluitvorming werkt. Je houdt het hoofd koel wanneer de agenda verandert, communiceert helder en vindt het fijn als mensen op jou kunnen rekenen.

• Je hebt ongeveer 5 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare senior ondersteunende functie.
• Je organiseert en plant sterk, werkt nauwkeurig en weet prioriteiten te stellen én te bewaken.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zoekt praktische oplossingen.
• Je bent positief en flexibel, maar ook voldoende assertief om helder af te stemmen wanneer verschillende vragen tegelijk binnenkomen.
• Je bouwt vlot werkrelaties op met mensen op verschillende niveaus.
• Je gaat uiterst zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt vlot met Microsoft Office en andere zakelijke toepassingen.
• Je kunt je professioneel uitdrukken in het Nederlands, Frans én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Ervaring met projecten of verandertrajecten is een pluspunt.

Meer informatie

Onze klant is een internationaal bedrijf met een kantoor in Vilvoorde. Het biedt gespecialiseerde diensten en digitale oplossingen aan professionele klanten in de mobiliteitssector. Je komt terecht in een omgeving waar samenwerking, kwaliteit en initiatief belangrijk zijn. In deze functie werk je nauw samen met de leidinggevenden en krijg je de kans om de ondersteuning van het management mee vorm te geven.