Administratieve foodie

Taken en verantwoordelijkheden

Een creatieve en ondernemende speler in de Belgische food- en eventwereld, waar gastronomie, beleving en kwaliteit centraal staan. Van verfijnde catering tot bijzondere events: achter de schermen draait alles om smaak, service en oog voor detail.Voor een dynamische onderneming actief in food & events zoeken we een zelfstandige administratieve freelancer voor ± 1 dag per week op locatie. Je ondersteunt bij personeelsplanning, facturatie, betalingen, bestellingen, leveringen, events en algemene administratie. Jij ziet wat moet gebeuren, volgt proactief op en houdt het overzicht. Zelfstandig, nauwkeurig en sterk met cijfers? Dan zoeken we jou!

Ben jij een administratieve duizendpoot die blij wordt van structuur én toevallig ook een zwak heeft voor food, hospitality en events? Dan hebben we misschien een heel smakelijke freelance opdracht voor jou.

Voor een ondernemende groep actief in food, catering, events en een groeiend consumentenmerk zoeken we een zelfstandige administratieve freelancer die gemiddeld één dag per week ondersteuning biedt.

Je komt terecht in een klein, dynamisch team waar veel gebeurt. Van personeelsplanning en facturatie tot events, bestellingen en leveringen: jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles administratief klopt.

Wat ga je doen?

Planning & personeelsadministratie

• Medewerkers contacteren, inplannen en openstaande shifts opvolgen.
• Uren van vaste en flexibele medewerkers verwerken en controleren.
• De maandelijkse administratie van vaste contracten mee opvolgen.
• Ondersteunen bij de personeelsplanning voor grotere projecten en events, samen met vaste partners.
• Planningen mee opvolgen en actualiseren.

Boekhouding & facturatie

• Inkomende facturen verwerken.
• Uitgaande facturen en creditnota’s opmaken.
• Kastickets verwerken en controleren.
• Openstaande facturen en betalingen opvolgen.
• Eventuele dubbele betalingen opsporen.
• Algemene administratieve ondersteuning bieden bij de boekhoudkundige opvolging.

Dagelijkse administratie & projecten

• Telefoons en mailboxen opvolgen.
• Ontbrekende informatie bij klanten opvragen en verwerken.
• Interne werk- en keukenbonnen voorbereiden en vervolledigen.
• Ondersteunen bij het opmaken van basisoffertes.
• Bestellingen verwerken en opvolgen.
• Projectdossiers administratief voorbereiden en vervolledigen.

Events & grotere projecten

• Administratief ondersteunen bij het opmaken en opvolgen van offertes.
• Bestellingen van dranken en andere specifieke benodigdheden administratief opvolgen.
• Bestellingen en leveringen opvolgen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van de personeelsverdeling.
• Aantallen, afspraken en praktische informatie verzamelen en overzichtelijk bundelen voor het projectteam.

Leveringen & praktische opvolging

• Leveringen aan verschillende verkooppunten administratief beheren en opvolgen.
• Leverbonnen opmaken.
• Facturatie voorbereiden en opvolgen.
• Openstaande facturen en betalingen bewaken.
• Controleren of leveringen, leverbonnen en facturen correct op elkaar aansluiten.

Ondersteuning van sales & degustaties

• Praktische organisatie rond degustaties en commerciële activiteiten ondersteunen.
• Bevestigingen, uren en praktische informatie verzamelen en communiceren naar de betrokken medewerkers.
• Sales administratief ondersteunen waar nodig.

De commerciële contacten en afspraken met klanten en verkooppunten blijven bij het commerciële team. Ook de eindverantwoordelijkheid voor grote projecten, offertes en operationele beslissingen ligt bij de verantwoordelijken binnen de organisatie. Jij zorgt ervoor dat de administratieve en praktische puzzel klopt.

Geboden wordt

Gemiddeld 1,5 vaste dag per week op freelancebasis en op locatie. We zoeken iemand die daarnaast voldoende flexibel is om uitzonderlijk tussendoor iets praktisch op te volgen wanneer dat nodig is.

Een leuke opdracht voor iemand die houdt van orde achter de schermen van een wereld vol food, events en ondernemerschap.

Profiel kandidaat

We zoeken vooral iemand die zelf ziet wat er moet gebeuren. Je wacht niet tot iemand je eraan herinnert dat een factuur ontbreekt, een planning nog niet rond is of informatie nog moet worden opgevraagd.

Je:

• werkt zelfstandig, verantwoordelijk en zeer nauwkeurig;
• bent administratief sterk en goed met cijfers;
• hebt ervaring met facturatie en algemene boekhoudkundige administratie;
• hebt bij voorkeur ervaring met personeelsadministratie en planning;
• bewaakt gemakkelijk verschillende deadlines tegelijkertijd;
• communiceert professioneel en vriendelijk via mail en telefoon;
• spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans;
• bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen;
• schakelt gemakkelijk wanneer prioriteiten veranderen;
• voelt je goed in een klein, direct en informeel team;
• en hebt idealiter enige affiniteit met food, hospitality, events of lifestyle.

Meer informatie

Een creatieve en ondernemende speler in de Belgische food- en eventwereld, waar gastronomie, beleving en kwaliteit centraal staan. Van verfijnde catering tot bijzondere events: achter de schermen draait alles om smaak, service en oog voor detail.