Administratief medeweker – Aankoop & Facility

Taken en verantwoordelijkheden

Vulpia is zeker geen doorsnee ouderenzorgorganisatie… Starten met één woon- en zorghuis en vervolgens opbouwen tot een ouderenzorgorganisatie in België met 41 woon- en zorgsites die meer dan 5 500 bewoners koestert. Luc Van Moerzeke deed het wél. In meer dan 25 jaar groeide Vulpia uit tot een belangrijke nationale ouderenzorgspeler. Vanuit het HQ in Brasschaat zetten 60 eigenzinnige, gedreven mensen zich samen met meer dan 3 000 medewerkers onsite elke dag in om onze bewoners te inspireren, te stimuleren om zo te kunnen blijven genieten en verbonden te blijven met zichzelf, elkaar en de wereld.

En met succes, Vulpia staat bekend als een open, kwieke en verbindende werkomgeving waar medewerkers denken in oplossingen. Het tempo is kwiek, net als de ambities. Het hoofdkantoor is een fijne, open werkplek waar er elke werkdag met overgave wordt gewerkt. Om hier te werken beschik je best over kennis van zaken, een goede dosis humor en gedrevenheid!

Ons Facility departement beheert de algemene werking van Facility, Aankoop en Food & Cleaning binnen onze organisatie. Om alles vlot te laten verlopen, zoekt dit enthousiaste team een veelzijdige administratieve kracht die de administratieve taken binnen Facility mee ondersteunt.

Wat mag je doen?

Onze woon- en zorghuizen zijn opgedeeld in 3 clusters. Jij staat in voor de administratieve opvolging van 1 cluster (15-tal woon- en zorghuizen) voor de subdomeinen Facility, Aankoop en Food & Cleaning.

Onze Facility Coördinators, Frédérick en Vincent, zijn verantwoordelijke voor het algemeen facilitair beheer van onze Woon- & Zorghuizen in Vlaanderen. Met je sterke administratieve skills ondersteun je één van hen en de directies van de jouw toegewezen huizen door o.a. volgende zaken te doen:

• Opvolgen en verwerken van mails in de facility mailbox
• Verwerken en controleren van facturen in samenwerking met de boekhouding.
• Algemene administratieve ondersteuning - bv. opvragen keuringsattesten, verbruiksresultaten energie, …
• Beheren & opvolgen van ticketingsysteem (Planon) – bv. aanvragen voor ketelonderhoud, interventies, investeringen, …

Daarnaast ondersteun je ook Mario, onze Aankoop Expert, voor de aankoopadministratie van de jouw toegewezen huizen. Dit omvat o.a. volgende taken:

• Opvolgen en verwerken van mails in de aankoop mailbox
• Verwerken en controleren van facturen in samenwerking met de boekhouding.

• Algemene opvolging van retours/backorders/klachten/omruilingen/…
• Overkoepelende communicaties & infomails opstellen naar de directies
• Voorbereiden van aankopen (bv. kerstmateriaal)
• Opvolging van bestellingen in software pakket (Senior Flow)

Tenslotte ondersteun je ook één van onze Food & Cleaning Coördinatoren, Bart en Paul, voor de administratie rond Food & Cleaning voor de jouw toegewezen huizen. Dit omvat o.a. volgende taken:

• Opvolgen van bestellingen, leveringen, afwijkingen, klachten, …
• Verwerken en controleren van facturen in samenwerking met de boekhouding
• Opvolging van registraties in software pakket

Geboden wordt

Wat mag je van ons verwachten?

We gaan aan de slag met jouw passies en talenten en zorgen ervoor dat ze ten volle aan bod komen, zoals jij onze bewoners mee inspireert, doen wij er alles aan om jou te inspireren. Wat kunnen wij jou aanbieden:

• Leuke collega’s - We horen je al denken, dat zegt iedereen… Maar wij beloven je dat ook echt. Sfeer en gezelligheid is een prioriteit, voor minder gaan we niet!
• Een aangename werkplek - Met oog voor detail en esthetiek, is ons hoofdkantoor een echte thuis voor onze werknemers. Veel daglicht, groen en open ruimtes zorgen mee voor een warme sfeer!
• Moderne werkmiddelen – We voorzien voldoende, maar vooral ook moderne werkmiddelen om het werken zo aangenaam mogelijk te maken.
• Vulpia Academy – Via ons learning platform, krijg je de kans om verschillende opleidingen te volgen op maat gemaakt voor jouw functie!
• Toegang tot Benefits@Work – Een platform met talloze, interessante kortingen op reizen, uitstappen, retail, mode, …
• Bring a Friend – Als ‘Vulpiaan’ kan je ook mee op zoek naar je collega’s! Hiervoor krijg je in ruil een netto waardebon om uit te geven in verschillende online & offline retailers.
• Toegang tot MyVulpia – Onze interne communicatieapp om onze medewerkers te informeren met leuke nieuwtjes of aankondigingen, waar je ook contactgegevens en interessante documenten kan terugvinden
• Een jaarlijkse fuif – Het moment om je dansschoenen boven te halen en met alle Vulpianen van over het hele land stevig uit de bol te gaan!
• Een stimulerend loon – Aangevuld met extralegale voordelen
• Eindejaarspremie en attractiviteitspremie volgens PC 200
• Maaltijdcheques - Je ontvangt elektronische maaltijdcheques via Pluxee
• Een voltijds of 4/5 contract van onbepaalde duur

Meer weten?

Ben je op zoek naar je een fijne werk community en wil je bouwen aan je carrière, je leven én het leven van anderen? Kies dan voor Vulpia, verrassend verbindend! Solliciteer met je CV en we contacteren je zo snel mogelijk voor een eerste kennismaking!

Profiel kandidaat

Wat breng je mee?

• In de eerste plaats je gedrevenheid, enthousiasme en goesting om te werken in de ouderenzorg
• Je persoonlijkheid, die een “perfect match” is met de visie van ons bedrijf op ouderenzorg en ons Vulpia DNA
• Je zorgvuldigheid om administratieve taken met aandacht voor detail te beheren & up to date te houden
• Je goede kennis van MS Office (Oulook, Excel, …)
• Je weet van aanpakken, je bent sociaal en houdt van een proactieve houding
• Ervaring in administratieve ondersteuning binnen aankoop is een groot pluspunt
• Fun fact: ons facility team staat bekend voor (veel) cake te bakken & te eten en die titel houden ze graag in ere! Idealiter hou je dus ook van cake (bakken) ??

Meer informatie

-------------

Vulpia heeft deze vacature #V-4917 via HR organizer gepubliceerd op België Vacature.

-------------