Administratief & HR deskundige

Taken en verantwoordelijkheden

Lokaal Bestuur Heist-op-den-Berg verenigde 1 januari 2023 zijn zorgdiensten thuiszorg en residentiële ouderenzorg in een welzijnsvereniging, De Zilveren Zwaan – Uw welzijn, onze zorg.
Ondertussen dragen wij al enkele jaren ons veertje bij om van Heist-op-den-Berg de tofste, warmste en schoonste plek te maken!

Onze nieuwe beleidsploeg bepaalde haar doelstellingen voor de periode 2026-2031:

1.         We zijn een duurzame en toekomstgerichte organisatie

2.         We bieden betaalbare, toegankelijke kwaliteitsvolle lokale zorg

3.         We kiezen voor samenwerking en bouwen een sterk netwerk

Wil jij deel uitmaken van ons team?

Welzijnsvereniging De Zilveren Zwaan werft aan:

Administratief & HR deskundige (m/v/x) VOOR TEAM Woonzorgcentrum

Voltijds – Vervanging – niveau B1-B3

Taken: Als Administratief & HR deskundige ben jij spilfiguur binnen ons team en zorg je voor structuur, overzicht en verbinding. Jij:

•          Ondersteunt de teamcoaches bij het opmaken van de afdelingsplanning en stuurt bij ingeval van onverwachte afwezigheden. Zo neem je contacten op met medewerkers om shiften in te vullen en zo de continuïteit van dienstverlening te verzekeren. Dit omvat een groot deel van je takenpakket.

•          Beheert de tijdsregistratie/planningstool Planpoint.  Hierin verwerk je ziekteattesten, pas je contractverminderingen/vermeerderingen aan net zoals de vakantietellers die hierdoor beïnvloedt worden.  Daarbij volg je ook de jaarlijkse vakantie-aanvragen mee op.

•          Plant jobstudenten, zelfstandigen en uitzendkrachten in, volgt hun prestaties en de facturatie op, en onderhoudt contacten met het uitzendkantoor.

•          Regelt de stage-overeenkomsten met scholen, ontvangt de stagiairs warm bij opstart en zorgt voor hun administratieve opvolging.

•          Checkt preventief wie in aanmerking komt voor de arbeidsduurvermindering in het kader van eindeloopbaanmaatregelen en handelt de administratie zorgvuldig af.

•          Werkt actief mee aan nieuwe beleidsthema’s zoals bijvoorbeeld de opmaak van een warm welkombeleid voor nieuwe medewerkers en het stagebeleid.

•          Bemant samen met collega’s het onthaal van het woonzorgcentrum en de welzijnsvereniging, zowel telefonisch als fysiek, waarbij je bijkomende onthaalopdrachten voor je rekening neemt zoals o.a. de verdeling van de briefwisseling en bestelling van broodjes.

•          Kan ondersteuning bieden bij heel uiteenlopende zaken zoals de organisatie van vormingen of de jaarlijkse griepvaccinatie, het opstellen van heldere interne communicatieberichten, het inplannen van medische onderzoeken, het checken van diploma en visum bij sollicitaties, enz.

In 2026 doorlopen we een traject Innovatieve arbeidsorganisatie.  We maken processen helder en logisch en verantwoordelijkheden duidelijk.  Dit maakt dat sommige taken uit jouw pakket mogelijks kunnen verschuiven naar andere collega’s en omgekeerd.

Geboden wordt

We bieden een voltijdse (38/38) of deeltijdse (30.4/38) vervangingsovereenkomst ter vervanging van een collega die een jaar onbetaald verlof neemt om elders te gaan werken (80% tewerkstelling is bespreekbaar m.u.v. een vrije dag op vrijdag). Afhankelijk van de terugkeer van deze collega is er dus een optie tot een vast contract nadien.

• Een verloning volgens barema’s (bruto geïndexeerd voltijds loon tussen 3060 en 3502 euro in weddeschaal B1.
• Wat mag je nog verwachten?
  • • Maaltijdcheques
    • Hospitalisatieverzekering
    • 2e pensioenpijler
    • Fietsvergoeding
    • Pluspas (kortingen op reizen, pretparken, winkels, bioscopen, enz.)
    • Met onze mogelijkheid tot fietslease zetten we in op duurzame, filevrije verplaatsingen.
• We streven naar een gezonde balans tussen werk en privé dankzij een soepele werk- en verlofregeling 
  (Je hebt recht op 30 dagen verlof op jaarbasis voor een voltijdse medewerker in het publiek vakantiestelsel en 11 feestdagen.
• Werken dichtbij huis in een filevrije werkomgeving met glijtijden, sporadisch telewerk is mogelijk.
• Tewerkstellingsplaats: Woonzorgcentrum Berkenhof

Profiel kandidaat

Je bent nauwkeurig, stressbestendig en je houdt ervan om overzicht te bewaren.

•          Je bent communicatief en administratief sterk en hebt voeling met HR-thema’s.

•          Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig je werk organiseren en je neemt graag initiatief.

•          Je voelt je thuis in de zorgsector en wil bijdragen aan een warme, ondersteunende werkomgeving.

Je beschikt minstens over een bachelordiploma of een diploma van het hoger onderwijs van een cyclus of daarmee gelijkgesteld.

Een goede basiskennis van Outlook, Word en Excel is essentieel en je kan je snel inwerken in specifieke softwarepakketten eigen aan de organisatie (Planpoint, Elektra, …).

Ervaring binnen de zorgsector of in de functie is niet vereist maar is zeker een pluspunt, net zoals de kennis van arbeidswetgeving.

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Info: Personeel en Organisatie, 015 22 86 82, vacature@heist-op-den-berg.be , of Evi Van Roosbroeck, beleidsmedewerker HR, 015 46 18 38, evi.vanroosbroeck@zilverenzwaan.be .

Procedure: Er vindt een objectieve cv-screening plaats. Schriftelijke thuisopdracht in de week van 3 november 2025. Voor de 6 beste geslaagde kandidaten volgt een sollicitatiegesprek op woensdag 19 november 2025 of donderdag 20 november 2025 (overdag).

Er wordt een werfreserve aangelegd voor 2 jaar.

Kandidatuur: Heb je interesse om als administratief & HR deskundige aan de slag te gaan? We zijn benieuwd naar je parcours en motivatie. Solliciteer online of stuur een mail met je cv, motivatiebrief en diploma naar vacature@heist-op-den-berg.be  tegen ten laatste 26 oktober 2025.

Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen jobtitel

HR, deskundige, lokaal bestuur Heist-op-den-Berg, Welzijnsvereniging, Berkenhof, woonzorgcentrum, voltijds, deeltijds