Taken en verantwoordelijkheden
De dienst secretariaat & aankoop is het kloppend hart achter de besluitvorming van onze gemeente en het OCMW. Hier gebeurt het allemaal: agenda’s voorbereiden, documenten stroomlijnen, vergaderingen in goede banen leiden en zorgen dat mandatarissen altijd perfect geïnformeerd zijn.
Daarnaast ondersteunen we alle diensten bij overheidsopdrachten. Dat betekent: meedenken, procedures opvolgen en ervoor zorgen dat elke aankoop correct, transparant en efficiënt verloopt.
Ben jij iemand die graag structuur brengt, nauwkeurig werkt en energie krijgt van administratie die écht het verschil maakt? Dan pas je perfect in ons team. Bij ons kom je terecht in een dynamische omgeving waar je mee kan bouwen aan een vlotte organisatie en elke dag impact hebt op hoe onze gemeente draait.
Kortom: als administratief medewerker ben jij een onmisbare schakel in een dienst die vooruitgaat, ondersteunt en verbindt.
Administratieve ondersteuning bestuursorganen
- Je ondersteunt collega’s bij het opstellen van ontwerpbeslissingen.
- Je bereidt de vergaderingen van de bestuursorganen voor: agenda’s maken en versturen, verslagen en notulen opmaken, beslissingen publiceren en melden.
- Je volgt intergemeentelijke samenwerkingen op.
Administratieve ondersteuning overheidsopdrachten
- Je ondersteunt collega’s bij opdrachten van beperkte waarde.
- Je helpt bij de administratieve opvolging van opdrachten boven 30.000 euro (exclusief btw).
Algemene administratieve ondersteuning
- Je ondersteunt processen rond bestuurlijk beleid, zoals de installatie van de bestuursorganen na de verkiezingen.
- Je verwerkt inkomende post en volgt mailboxen en briefwisseling op.
- Je helpt bij het opstellen van processen en handleidingen.
- Je beheert een aantal registers.
- Je beantwoordt vragen van inwoners, mandatarissen en collega’s en stelt briefwisseling op namens de gemeente of het OCMW.
Organisatie & samenwerking
- Je neemt actief deel aan teamoverleg.
- Je werkt mee aan de doelstellingen van de dienst.
- Je springt flexibel bij waar nodig.
Profiel kandidaat
- Je beschikt minimum over een diploma secundair onderwijs.
- Grondige kennis van courante informaticasystemen en -pakketten.
- Algemene kennis van de werking van een lokaal bestuur.
- Algemene kennis van de structuur en diensten van de gemeente Malle.
- Algemene kennis van besluitvorming en notuleren.
- Basiskennis van de regelgeving rond overheidsopdrachten.
Geboden wordt
- Een toffe job in een aangename werkomgeving bij Team Malle.
- Een halftijdse functie (19u).
- Contract onbepaalde duur.
- Relevante ervaring telt mee voor de bepaling van je loon (C1-3).
- Extralegale voordelen zoals: maaltijdcheques, fietsvergoeding of vergoeding openbaar vervoer, groepsverzekering (pensioensparen)
Meer informatie
Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).
Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Synoniemen jobtitel
Administratief medewerker
secretariaat
aankoop
