Freelance Senior Office Manager

Taken en verantwoordelijkheden

Onze opdrachtgever bestaat uit twee vooraanstaande netwerken: de European Corporate Security Association (ECSA) en Cercle ATHENA. Cercle ATHENA is de alumnivereniging van de Hoge Studies Veiligheid & Defensie, georganiseerd door onder meer het Koninklijk Hoger Instituut voor Defensie. Gezien het hogere werkvolume zal jouw focus voornamelijk op de werking van ECSA liggen. Beide organisaties brengen absolute topprofielen en besluitvormers uit de veiligheids- en defensiewereld samen.Ben jij een expert in eventmanagement en communicatie die een topspelersnetwerk in de veiligheidssector feilloos kan ondersteunen? Grijp dan deze unieke kans als freelance Office Manager om de dagelijkse werking en strategische groei van de European Corporate Security Association en Cercle ATHENA te sturen.

Als Office Manager neem je de operationele aansturing van de vereniging in handen en ben je de spil in de dagelijkse werking.

Je takenpakket is zeer divers:

• Event Management: Je neemt de end-to-end organisatie op je van briefings, conferenties, B2B-meetings en netwerkrecepties, inclusief logistiek, VIP-begeleiding en on-site coördinatie in binnen- en buitenland.
• Member Engagement: Je bent het aanspreekpunt voor leden, verzorgt de onboarding en zorgt voor een proactieve, persoonlijke opvolging van hun vragen en noden.
• Communicatie & Vertalingen: Je schrijft en vertaalt (EN-FR-NL) vlot nieuwsbrieven en externe communicatie, beheert de website en LinkedIn, en creëert visuals in Canva.
• Administratie & Databeheer: Je bent verantwoordelijk voor de basisfacturatie, beheer van registratietools en betalingen, en je zorgt voor een feilloos CRM-beheer met strikte naleving van privacy by design en compliance.
• Executive Support: Je fungeert als Personal Assistant (PA) voor de Secretary-General, inclusief agendabeheer, correspondentie en de voorbereiding van vergaderingen.
• Stakeholdermanagement: Je onderhoudt hoog-niveau contacten met profielen uit de corporate en publieke sector (zoals Defensie, Politie en CEO's) en representeert de vereniging.

Geboden wordt

• Een langdurige, voltijdse opdracht op freelance basis.
• Een senior hybride rol met flexibiliteit: je werkt vanuit je eigen home office, gecombineerd met on-site aanwezigheid bij nationale en internationale meetings en events.
• Een zelfstandige sleutelpositie waarin je direct rapporteert aan de Secretary-General (SG) en wezenlijk bijdraagt aan de uitbouw van de vereniging.

Profiel kandidaat

• Je bent een bewezen expert in eventmanagement, projectleiding, communicatie en stakeholdermanagement.
• Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke informatie en beschikt over een uitstekend gevoel voor diplomatie en protocol.
• Je hebt een sterke crisisparaatheid, bent flexibel en bereid tot 24/7 bereikbaarheid tijdens events of crisissituaties.
• Je hebt een gevorderde kennis van IT-tools zoals MS 365, Eventbrite, Filemaker, Mailjet, Canva en LinkedIn.
• Je werkt autonoom, neemt het voortouw waar nodig en borgt continu de kwaliteit van processen en continuïteit.

Meer informatie

Onze opdrachtgever bestaat uit twee vooraanstaande netwerken: de European Corporate Security Association (ECSA) en Cercle ATHENA. Cercle ATHENA is de alumnivereniging van de Hoge Studies Veiligheid & Defensie, georganiseerd door onder meer het Koninklijk Hoger Instituut voor Defensie. Gezien het hogere werkvolume zal jouw focus voornamelijk op de werking van ECSA liggen. Beide organisaties brengen absolute topprofielen en besluitvormers uit de veiligheids- en defensiewereld samen.