Wij vragen

Universitair / Master
Reguliere job
Meertaligheid
Sterke administratieve vaardigheden
Digitale vaardigheden

Waarom onze organisatie

Expert in administratieve en supportfuncties: met 30 jaar ervaring kennen we de sector door en door.
Bij Arcadius ben je geen nummer, we nemen de tijd om je écht te leren kennen.
Eerlijke en transparante communicatie

Onze recruiter

Taken en verantwoordelijkheden

Our client is a leading international consultancy specialized in executive search and leadership advisory. For over 50 years, they have helped organizations grow by identifying and assessing top executive talent. Their success is built on a strong service culture, deep expertise, and a collaborative team spirit that values long-term relationships with both clients and candidates.

Office location: Brussels center - Quartier Léopold

Executive Assistant / Project Coordinator wanted in Brussels to support executive search projects – full-time, hybrid role with competitive benefits.

Are you a natural organizer who thrives on keeping things (and people) on track? Do you enjoy juggling multiple priorities while staying calm, precise, and supportive? Then this might just be your next career move. We are looking for a skilled Executive Assistant / Project Coordinator to join a leading executive search firm in Brussels. You’ll work closely with one or more Consultants and become their trusted partner in managing assignments, client communications, and project follow-up. Think of yourself as the go-to person who connects all the dots—internally and externally.

What you’ll do:

  • Keep search and consulting projects on track: schedule meetings, manage timelines, follow up with all stakeholders
  • Prepare and format client-facing documents (project updates, proposals, job briefs)
  • Communicate with clients and candidates on behalf of the Consultant
  • Coordinate logistics and ensure a smooth experience for everyone involved
  • Handle billing, expenses and data tracking with accuracy
  • Support business development activities with planning, content creation and follow-up

Geboden wordt

  • A dynamic, international environment where quality and collaboration matter
  • A full-time, permanent contract
  • A complete benefits package: lunch vouchers, insurance, bonus, phone and laptop
  • Hybrid working (2 days home office after initial training period)

Ready to bring structure, clarity, and a touch of calm to a fast-paced executive search team? Let’s talk.

Profiel kandidaat

  • A proactive planner who sees what needs to happen next—and makes it happen
  • Detail-oriented and calm under pressure
  • A people-person who builds trust with clients, candidates, and colleagues alike
  • Excellent level in English and Dutch
  • Confident with MS Office tools (especially Outlook, PowerPoint and Excel)
  • Ideally, you hold a university degree and have at least 5 years experience in a coordination or support role

Meer informatie

Our client is a leading international consultancy specialized in executive search and leadership advisory. For over 50 years, they have helped organizations grow by identifying and assessing top executive talent. Their success is built on a strong service culture, deep expertise, and a collaborative team spirit that values long-term relationships with both clients and candidates.

Office location: Brussels center - Quartier Léopold

Job alert maken

Maak een job alert voor 'Projectcoordinator' en ontvang dagelijks vergelijkbare vacatures per mail
  Maak aan
Meestal zijn sollicitatiegesprekken een stijve bedoeling met standaardvragen. De Arcadius Consultant luisterde daarentegen naar wie ik was en wat ik juist zocht in een job. Ze besteedde veel aandacht aan mijn wensen.
Lisa
Lisa Executive Assisant

Onze waarden

Respect
We luisteren naar ieders verhaal, tonen begrip voor diverse achtergronden en situaties, en streven naar een samenwerking waarin iedereen zich gewaardeerd voelt.
Open
Transparantie en eerlijkheid zijn sleutelwoorden bij Arcadius. We communiceren duidelijk over verwachtingen, processen en feedback. Zo weet iedereen precies waar ze aan toe zijn.
Kundig
Als specialist in het rekruteren van administratieve professionals, beschikt Arcadius over diepgaande mensenkennis, wat ons in staat stelt om de juiste match te vinden tussen kandidaten en bedrijven.
Authentiek
We geloven dat echte connecties ontstaan wanneer mensen zich authentiek kunnen presenteren. Deze echtheid zorgt voor oprechte relaties en succesvolle matches die verder gaan dan alleen het cv.

Hoe ziet je sollicitatieprocedure eruit?

Telefonische screening
Nadat we je CV grondig hebben doorgenomen, mag je een telefoontje verwachten voor een korte kennismaking.
Eerste interview
Je wordt uitgenodigd voor een diepgaand kennismakingsgesprek, bij ons op kantoor of via video-call. Hier krijg je alle info over de vacature en beantwoorden we ook al de vragen die je nog zou hebben.
Assessment
Mogelijk zal je ook enkele praktijkgerichte on-line testen moeten afleggen.
Tweede interview
De volgende interviewrondes gaan door bij onze opdrachtgever. Je Arcadius-consultant blijft je aanspreekpunt doorheen het ganse proces en is steeds beschikbaar voor vragen.
Aanbod
Wij staan je met raad en daad bij in het evalueren van een jobaanbieding.
Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: Arcadius bv

Arcadius is een gespecialiseerd rekruteringskantoor dat zich focust op meertalige, hoogopgeleide administratieve en ondersteunende profielen. Al meer dan 30 jaar brengen we talentvolle kandidaten samen met topbedrijven in België, met een bijzondere focus op Brussel en de ruime Rand. Onze missie? De juiste persoon op de juiste plek krijgen – en dat doen we met kennis van zaken, maar vooral met een persoonlijke aanpak.
Wat Arcadius onderscheidt...

Ik wil meer weten over Arcadius bv
x

Zo maak je een goed CV

Maak een job alert en krijg gratis tips voor het maken van een goed CV, inclusief een tool cadeau voor de perfecte opmaak.