Administratief medewerker technisch departement

Taken en verantwoordelijkheden

Zorggroep Guislain bestaat uit meerdere entiteiten, waar diverse expertises en mensen samenkomen. Samen zetten we ons in voor het mentale welzijn van cliënten. Dat doen we vanuit onze traditie en gericht op innovatie.

Zorggroep Guislain is op zoek naar een administratief medewerker voor het technisch departement om samen met de technische dienst en projectcel en onder leiding van het hoofd technisch departement het onderhoud van gebouwen en installatie te garanderen en te ondersteunen bij bouwprojecten.

Kwalitatieve dienstverlening en veiligheid

• Je ondersteunt administratief in de opmaak van procedures rond onderhoud en de uitvoering van projecten.
• Je ondersteunt bij de opmaak van afspraken met afdelingen en SLA’s met externe firma’s.
• Je registreert installaties en preventieve onderhoudstaken die hieraan gekoppeld zijn in het facility softwarepakket (Ultimo).
• Je zet opmerkingen uit rondgangen en inspecties om in opdrachten voor medewerkers of externe firma’s via Ultimo.
• Je beheert mee de facilitaire drive en zorgt dat info vlot toegankelijk is.  Je zorgt dat plannen en technische schema’s vlot toegankelijk zijn voor de gebruikers.
• Je neemt taken op ter verbetering van kwaliteit en veiligheid.

Administratief aanspreekpunt voor het technisch departement

• Je bent het administratieve aanspreekpunt van het technisch departement voor diensten en afdelingen binnen de organisatie.
• Bij afwezigheid van de ploegverantwoordelijke ben je back-up om de dagdagelijkse planning en de telefonische urgente meldingen te vertalen in het facility software pakket en wijst de opdracht toe aan de geschikte persoon. Je contacteert eigen techniekers of externe firma’s om de storing of defecten op te lossen.

Beheren van bestellingen

• Je ondersteunt het technisch departement administratief bij de aankoop en aanbestedingen.
• Je kijkt aanvragen voor bestellingen van techniekers en werkmannen na en controleert of de prijzen en voorwaarden overeenkomen met raamcontracten.
• Je maakt bestellingen op en handelt deze na goedkeuring administratief verder af. Je werkt daarin nauw samen met de aankoopdienst.
• Je volgt problemen met de bestellingen vanuit het technisch departement op.

Geboden wordt

• Een boeiende job in een enthousiast team van medewerkers.
• Voltijdse tewerkstelling met een contract van onbepaalde duur.
• Verloning volgens geldende IFIC-barema’s.
• Extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, tussenkomst in vervoersonkosten, fietsvergoeding, maaltijdcheques, fietsleasing.
• Een goede work-life balance en een flexibel uurrooster met glijtijden.
• Een werkgever die inzet op continue begeleiding, met aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van zijn medewerkers.
• Startdatum: onmiddellijke indiensttreding, of in overleg te bespreken.

Profiel kandidaat

• Je behaalde een bachelor diploma in een administratieve richting en je hebt sterke affiniteit voor technische zaken; of je behaalde een bachelor diploma in een technische richting met sterke affiniteit voor administratieve taken.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband samenwerken.
• Je bent klantgericht en kan goed luisteren naar de noden van de diverse betrokken partijen.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je bent communicatief sterk en beschikt over een goede sociale vlotheid.
• Je bent vasthoudend en je zorgt voor de nodige voortgang.
• Je hebt een goede kennis van MS-office.
• Je bent flexibel ingesteld en bereid om bij te leren.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Meer informatie

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Wouter Dewulf, hoofd technisch departement T 0473 77 46 60.

Solliciteren met brief en CV, ter attentie van dhr. Hannes Decraene, directeur organisatie, kan via de website (https://jobs.guislain.be) tot en met 20 april 2025.