HR Assistant | loon- en personeelsadministratie | payroll

Taken en verantwoordelijkheden

Haviland is een dynamische organisatie van zo’n 85 medewerkers (bedienden). In jouw functie ondersteun je de HR Coördinator bij het uitrollen en opvolgen van het algemene HR-beleid en ligt jouw focus en verantwoordelijkheid daarnaast vooral op de ‘harde’ HR-taken (loonadministratie, personeelsadministratie, payroll). Samen zorgen jullie ervoor dat alle HR-processen vlot, efficiënt, correct en nauwkeurig verlopen.

• Je biedt (administratieve) ondersteuning aan de HR Coördinator bij de algemene HR-processen: aanwerving & selectie, onthaalbeleid, opleiding, evaluatiecyclus, organisatie teambuilding, uitdiensttreding,…
• Daarnaast sta je zelfstandig in voor de algemene loon- en personeelsadministratie van Haviland.
• Je beheert de personeelsdossiers en de tijdsregistratie, verzorgt de loonverwerking en zorgt voor een goede doorstroom van alle informatie naar het sociaal secretariaat (Easypay).
• Je zorgt, samen met het sociaal secretariaat, voor een correcte opmaak en afhandeling van alle loondocumenten en sociale of andere documenten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt van medewerkers met vragen over hun personeelsdossier, loopbaan, loonbrief, arbeidsreglement, wetgeving… en je beantwoordt hun vragen op een professionele, klantvriendelijke en discrete manier.
•  Je zorgt voor en doet de opvolging van hospitalisatie- en groepsverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, fietslease, etc.
• Je bent een administratieve en nauwkeurige duizendpoot die een veelzijdigheid aan taken aankan en bent vertrouwd met de basisprincipes van loonadministratie en sociale wetgeving.
• Haviland is een organisatie binnen de publieke sector. Begrippen zoals ‘rechtspositieregeling’, ‘statutair personeel’,… zijn jou niet vreemd.
• Ons huidig kantoorgebouw bevindt zich te Zellik (Asse) maar toekomstig verhuizen we naar een nieuwbouw in Relegem (op de PIVO-site te Asse). Er zijn bij ons zeker telewerkmogelijkheden en we werken met een heel flexibele tijdsregeling maar we daarnaast vinden we een goede aanwezigheid en aanspreekbaarheid van HR op de werkvloer zeker ook belangrijk.

Geboden wordt

• Een job met talrijke uitdagingen en eigen verantwoordelijkheden, dit in een aangename werksfeer en binnen een dynamisch team;
• Een voltijds contract voor onbepaalde duur (38u-week met flexibele uurregeling);
• Deeltijdse tewerkstelling (3/5, 4/5) is bespreekbaar;
• Een maandloon volgens de schalen van de openbare sector. Nuttige, relevante werkervaring wordt in rekening gebracht bij de bepaling van de verloning;
• Een smartphone;
• Een professionele laptop;
• Maaltijdcheques;
• Ecocheques;
• Gratis hospitalisatie- en groepsverzekering;
• Woon-werkvergoeding, fietsvergoeding;
• Fietsleasemogelijkheden;
• Omniumverzekering en kilometervergoeding bij professioneel gebruik van de eigen wagen (ook poolwagen ter beschikking);
• 35 vrij op te nemen verlofdagen;
• Aandacht en budget voor opleiding, bijscholing en persoonlijke ontwikkeling;
• Telewerkmogelijkheden;
• Haviland streeft naar een gezonde work-lifebalans voor alle medewerkers.

Profiel kandidaat

• Je bent minimaal in het bezit van een bachelor diploma; 
• Een aantal jaren relevante werkervaring binnen ‘hard’ HR (loon- en personeelsadministratie en payroll) is vereist;
• HR-werkervaring binnen de publieke sector (lokale besturen of andere overheidsinstanties) is een zeer sterk pluspunt;
• Een degelijke kennis van sociale wetgeving of arbeidsrecht is een must;
• Vertrouwd zijn met het samenwerken met een sociaal secretariaat en met de werking van een payroll- en tijdsregistratiesysteem is vereist;
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, bent organisatorisch en administratief sterk en denkt oplossingsgericht;
• Daarnaast ben je ondernemend, nauwkeurig en uiterst zelfstandig;
• Discretie en integriteit typeren jou;
• Je bent ook stressbestendig (kunnen omgaan met deadlines en change);
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands (op moedertaalniveau).

Meer informatie

Neem zeker een kijkje op onze website voor meer informatie en bezorg ons je motivatie (dat vinden we belangrijk) en CV via vacature@haviland.be met de vermelding “vacature HR Assistant”.

 Een eerste selectie gebeurt op basis van CV en ervaring. Bij interesse word je uitgenodigd voor een verkennend (sollicitatie)gesprek. Aanvullend zal een (online) persoonlijkheidsassessment worden afgenomen, gevolgd door een meer praktijkgerichte thuisopdracht met ‘jurygesprek’ achteraf. 

Synoniemen jobtitel

HR, officer, assistant, human resources, personeel, payroll, executive, loonadministratie, BP, business partner, generalist, personeelsadministratie