Administratief medewerker lokaal dienstencentrum (halftijds)

Taken en verantwoordelijkheden

?De administratief medewerker heeft als doel om optimaal te informeren en door te verwijzen. Als administratieve duizendpoot schakel je snel tussen verschillende verantwoordelijkheden en zorg je voor een optimale dienstverlening. Je bent klantgericht en zelfstandig in het bepalen van prioriteiten.
Dit omvat de volgende taken:
-Beheren van inschrijvingen voor activiteiten en evenementen
-Vriendelijk onthaal van bezoekers en inwoners
-Algemene adviesverlening en informatieverstrekking over het aanbod van het dienstencentrum
-Telefonisch en digitaal contact met cliënten, inclusief het coördineren van Mobitwin en Handicar-ritten door aanvragen te verwerken, in te plannen en af te stemmen met vrijwilligers.
-Afspraken inplannen met deskundigen
-Doelgroepen te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen
-Ter beschikking stellen van gedrukte informatiekanalen zoals brochures en formulieren

?De administratief medewerker werkt actief mee aan de uitbouw van een centrum dat voldoet aan de noden van de bezoekers. Je schakelt snel tussen verschillende administratieve en organisatorische taken en werkt professioneel en klantgericht.
Dit omvat volgende taken:
-Beheer van bestelbonnen en controle van facturen
-Kwaliteitsvolle en professionele interactie met bezoekers en cliënten
-Opmaken en onderhouden van een documentatiesysteem
-Meewerken aan de organisatie en werking van het lokaal dienstencentrum in lijn met de doelstellingen en visie
-Correct afhandelen van kassaverrichtingen
-Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden
-Het activiteitenaanbod mee verder uitwerken
-Flexibel inzetbaar en collega’s ondersteunen waar nodig is

?De administratief medewerker speelt een centrale rol in de ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers. Je staat flexibel klaar om hen te woord te staan, te helpen en hun inzet in goede banen te leiden.
Dit omvat volgende taken:
-Vrijwilligers te woord staan, begeleiden en ondersteunen
-Fungeren als aanspreekpunt voor vragen of problemen van vrijwilligers
-Informeren van vrijwilligers over hun taken en het dienstencentrum
-Bevorderen van een positieve en samenwerkende sfeer binnen het team van vrijwilligers
-Initiatief nemen en hulp bieden bij onverwachte situaties of drukte

?De administratief medewerker biedt vakkundige administratieve ondersteuning en schakelt flexibel tussen diverse administratieve verantwoordelijkheden. Je bepaalt zelfstandig prioriteiten en zorgt voor een correcte uitvoering.
Dit omvat volgende taken:
-Opstarten, toepassen en opvolgen van administratieve procedures
-Verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren van documenten
-Uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende
-Opmaken van verslagen, nota’s en ontwerpbeslissingen
-Schrijven van uitgaande brieven en e-mails
-Voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door informatie en materiaal te verzamelen
-Verwerken van inkomende en uitgaande post

Geboden wordt

Halftijds contract voor onbepaalde duur

Profiel kandidaat

Kennis
-Blijft op de hoogte van relevante wetgeving en regelgeving en past deze toe in de werking.
-Verwerft vakgerichte kennis en integreert deze in de organisatie.
-Raadpleegt vakinformatie en volgt ontwikkelingen binnen het domein.
-Heeft een grondige kennis van gangbare computerprogramma’s.
-Beschikt over basiskennis van de organisatie en werking van een lokaal bestuur
-Teamwerk en samenwerken
-Bevordert constructieve samenwerking binnen en buiten het team.
-Anticipeert op knelpunten en werkt proactief aan een goede samenwerking.
Klantgerichtheid
-Onderzoekt wensen en noden van klanten en stemt de dienstverlening hierop af.
-Neemt klachten serieus en zoekt actief naar oplossingen.
Integriteit & loyaliteit
-Handelt transparant, betrouwbaar en respectvol, met naleving van regels en ethische normen.
-Verdedigt organisatiebelangen en werkt mee aan de realisatie van doelstellingen
Functie-specifieke competenties
-Plannen en organiseren: Brengt structuur aan, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van taken en projecten.
-Empathie: Leeft zich in andermans gevoelens en wensen in en houdt hier rekening mee.
-Flexibiliteit: Past zich snel en efficiënt aan veranderde omstandigheden, taken en prioriteiten aan.
-Kwaliteit en nauwgezetheid: Werkt ordelijk, zorgvuldig en levert kwalitatief werk af.
-Zelfstandig werken: Vertoont zelfvertrouwen en brengt taken zelfstandig tot een goed einde.
-Stressbestendigheid: Functioneert kalm en efficiënt onder druk, zowel bij piekmomenten als onverwachte situaties.
-Initiatief: Neemt proactief verantwoordelijkheid en ziet kansen om problemen structureel aan te pakken.
 

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.