Taken en verantwoordelijkheden

The Frontline Company zorgt elk jaar op zo’n 1500 evenementen voor onthaal en promo personeel.
Elke maand werken er zo’n 150 jonge en minder jonge mensen in the field voor ons.
Dit kunnen sportieve evenementen zijn, beurzen (zoals Batibouw en het autosalon), congressen, seminaries, huwelijken, opendeurdagen, braderijen, bedrijfsevenementen, …
We werken voor grote internationale klanten, maar ook op kleine privé-feestjes steken we graag een handje toe.
 
Om al deze evenementen van het juiste personeel te voorzien, zijn we op zoek naar een extra Planning & Field Coördinator.
 
Jouw voornaamste taak zal er in bestaan om de juiste mensen met de gepaste vaardigheden en karakters op het juiste evenement bij de juiste klant in te plannen. Door je dagelijkse contact met onze field-medewerkers en onze klanten leer je hen beide beter kennen en slaag je er in om de juiste ‘match’ te vinden.
 
Je zorgt voor alle administratie, je plant carpool, je zorgt voor de dispatch van de juiste kledij en andere benodigdheden voor het event.
Je regelt de juiste outfits en stylings voor de evenementen in samenspraak met de klant en binnen het budget.
 
Je staat zelf ook regelmatig mee te werken in the field. Alleen zo hou je voeling met je collega’s in the field en met de klanten. Als voorbeeld voor onze field-medewerkers ga jij geen enkele opdracht uit de weg. Jij geeft het voorbeeld en zo dwing je ook respect af bij hen…
 
Als je op een event bent, dan overleg je met het team en de klant hoe alles verloopt. En jouw charme zorgt er voor dat we als leverancier een goede beurt  maken zodat ook alle andere collega’s van deze klant graag met jou willen werken in de toekomst ?? Zo leer jij ook je directe klanten persoonlijk kennen en bouw je een band op met hen.
 
Na elk event, deel je al je nieuwe ervaringen over de acties en onze field medewerkers met je collega’s zodat zij weer efficiënter kunnen plannen voor toekomstige opdrachten.
 
Onze ideale kandidaat heeft die ambitie om hier een echt punt van te maken, om elk event in the field van The Frontline Company gewoonweg perfect te doen verlopen, elk detail moet kloppen!
Als je merkt dat er structureel iets niet loopt zoals het hoort, dan zoek jij creatief naar manieren om dit op te lossen of bij te sturen.
 
Herken jij je in deze omschrijving en heb jij de ambitie om dit verhaal mee te schrijven en je stempel te drukken op de ontwikkeling van The Frontline Company?
 
Heb jij het engagement dat nodig is om verschil te maken en je te onderscheiden?
 
Lees dan even verder op de volgende pagina om te kijken hoe dit concreet zou ingevuld kunnen worden …

 
 
Wat zal de job concreet voor je inhouden?
 

  • Planning en administratie van onze medewerkers en projecten in ons IT systeem (contracten, dimona, briefings, de-briefings, rapporten, evaluaties, …).
  • Matching van de juiste personen bij de juiste klant/opdracht: dit is geen eenvoudige taak: je moet op basis van input van de klant het juiste profiel selecteren uit onze database en die perso(o)n(en) zodanig motiveren, briefen, opvolgen en begeleiden dat de klant supertevreden is. Dit is niet makkelijk, tijdrovend en stressy …. Wij werken heel veel met jongen mensen en jij moet hen zover krijgen om het beste van zichzelf te geven, elke dag opnieuw!!!
  • Als planner sta je ook in voor de voorbereiding van onze evenementen
    • beheer en dispatch van kledij
    • opstellen van briefings
    • opstellen callsheets
    • voorbereiding setcards
    • opmaak en planning carpool
  • door je goede klantencontact weet je perfect welk profiel hij/zij nodig heeft voor elk event en je houdt hiermee rekening bij je selectie van de teams..
  • Je bent ten allen tijde onze problem solver bij uitstek, zowel op kantoor als in the field.
  • Je doet sollicitatiegesprekken met kandidaat hosts en hostesses.
  • Stand-by tijdens de weekends op basis van een beurtrol.

Profiel kandidaat

Wat zoeken wij in onze ideale nieuwe collega?
 

  • Jij bent vlot drietalig: Nl – Fr – Eng (een andere taal is een plus)
  • Je bent super dynamisch, proactief en je ziet uitdagingen i.p.v. problemen!
  • Je bent het gewoon om te werken in een kleine structuur met directe en korte beslissingslijnen met het management, en hebt genoeg charisma om mee je stempel te drukken op de dagelijkse werking in het bedrijf
  • Je werkt planmatig en behoudt altijd het overzicht… je bent een duizendpoot die houdt van uitdaging, afwisseling en die z’n verantwoordelijkheid opneemt.
  • Je bent enthousiast en toegankelijk. Het vlot leggen van contacten zit in je bloed.
  • Je denkt enkele stappen vooruit en je  laat niets aan het toeval over
  • Je haalt energie uit samenwerken en bent er van overtuigd dat 1 plus 1 drie is.
  • Je weet dat ieder mens uniek is en past feilloos je manier van communiceren op elk uniek mens aan.
  • Social media hebben voor jou geen geheimen en hier ga je dagelijks mee om.
  • Je voelt je als een visje in het water op festivals en sportieve evenementen, maar je past je net zo snel weer aan als je op een seminarie, een congres of gala-event aankomt.
  • Jouw flexibiliteit zorgt er voor dat je onmiddellijk de draad kan opnemen en inspringen waar nodig als je even niet op kantoor bent geweest.
  • je bent een gezellige en sociale collega, die tegen een stootje kan
  • Prettig gestoord zijn helpt en stressbestendig zijn is een absolute vereiste ??!

Geboden wordt

  • een leuke uitdagende functie in een klein team
  • een correct loonpakket volgens ervaring en naar verantwoordelijkheden
  • opleidingen
  • werken bij een topper in de people sector ...

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik bovenaan op het logo).

Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen jobtitel

planner, recruiter, teamleader, uitzendconsulent, hostess, promo, eventplanner, evenementen, events, personeelsplanner

Solliciteer nu Bel mij op Verstuur via e-mail Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: The Frontline Company


The Frontline Company is een people agentschap dat personeel levert voor evenementen!

The Frontline Company staat sinds jaren in de top 3 van de beste Hostess/Promo-agentschappen in België.
We leveren personeel voor de meest uitdagende events, de mooiste concepten, de coolste festivals, B2B-events, beurzen, seminaries ... en dit doen we zowel voor grote als voor minder grote klanten.
Ons field medewerkers geven zich elke dag ...

Ik wil meer weten over The Frontline Company

Jij een baan, wij geven kinderen een betere toekomst!

Doordat jij gebruik maakt van onze vacatureservice, geven wij kinderen een betere toekomst.

Lees hoe we dat doen