Taken en verantwoordelijkheden

Als onthaal en administratief medewerker sta je in voor het verwerken en beheren van gegevens en zorg je voor een goede administratieve-ervaring voor onze klanten. 
Jouw takenpakket bestaat uit:

  • Het snel beantwoorden van vragen van potentiële en huidige klanten die binnenkomen via mail of via telefoon op een duidelijke, correcte en klantvriendelijke manier. 
    • Dit kan gaan over de inhoud van de trajecten/programma’s, promoties, praktische informatie zoals data en de verplaatsingsmogelijkheden of betalingsmodaliteiten van de trajecten.
  • Het bieden van ondersteuning bij het onthaal en de administratieve registratie van verschillende Businesslab events/trainingen (50 keer per jaar). Dat betekent dat je het eerste contactpunt bent en ondernemers verwelkomt op een enthousiaste en klantvriendelijke manier zodat iedere deelnemer zich op z’n gemak voelt. Je geeft hun badge en hun nodige materiaal, je laat hen aftekenen voor aanwezigheid en je zorgt ervoor dat alle administratieve taken die horen bij de registratie voor, tijdens en na het event in orde zijn.
  • Je zorgt ervoor dat alle ingeschrevenen de juiste data, timing en locatie krijgen en dat ze geïnformeerd zijn over de praktische afspraken die we hanteren rond o.a. timing, annulaties, verplaatsingen.
  • Je communiceert de waarde van onze diensten (persoonlijk en telefonisch) en je legt uit waarom datgene we doen de investering waard is.
  • Je bent verantwoordelijk voor het correct opmaken en verzenden van de facturen. Per mail en/of per post.
  • Je volgt alle openstaande facturen kort op zodat een vlotte betaling volgt.
  • Je zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande facturen van de onderneming wekelijks correct ingeboekt worden. We gebruiken Exact Online als boekhoudpakket.
  • Je zorgt ervoor dat elke klant op regelmatige basis gevraagd wordt om een tevredenheidsenquête in te vullen waardoor we snel kunnen achterhalen waar mogelijke ontevredenheden zitten en we deze accuraat kunnen wegwerken.
  • Je belt de klant minstens één keer gedurende zijn traject op met de vraag: “Hoe gaat het met jou? Loopt alles naar wens?” Zo verhoog je de retentiegraad van onze klanten. Zo ben je ook het luisterend oor van de Businesslab Tribe. Zo noemen we de community van de klanten van Businesslab.
  • Je rapporteert waar hun noden en bezorgdheden zitten, zodat we op elk moment voor een uitstekende klantenbeleving kunnen blijven zorgen of nieuwe producten of diensten kunnen ontwikkelen.
  • Je ontwikkelt en update een bibliotheek aan procedures waarin elk aspect van jouw functie duidelijk omschreven en gedocumenteerd wordt, waardoor in geval van nood eender wie in de onderneming jouw taken foutloos kan overnemen.
  • Je ondersteunt van tijd tot tijd het marketingteam met praktische uitvoeringen van taken. (Promotiebrieven verzenden, uitvoeren actie, …)
  • Je staat in voor het sorteren van de briefwisseling.
  • Je stuurt wens- en verjaardagskaartjes naar bestaande klanten.
  • Je bent verantwoordelijk voor het uitsturen van de promotionele acties (je hoeft ze niet te bedenken) naar bestaande klanten en dit naar aanleiding van het weldra beëindigen van een traject.
  • Je leest geregeld promotionele teksten, blogs, webteksten e. a. zaken na en je controleert ze op spelling en grammaticale fouten.
  • Je volgt de inschrijvingen van onze deelnemers helemaal op (data, KMOP, betalingsopvolging, …) tot alles administratief goed zit.
  • Je zorgt op basis van een vooropgestelde checklist dat alle materiaal voor de Businesslab events/trainingen op de desbetreffende locaties ter plekke is zijn.
  • Je legt contacten met de externe partijen over alles wat te maken heeft met de organisatie van de Businesslab events (Prijs, timing, zaalschikking, catering, licht, geluid, podium, bloemen, …) en je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken door deze partijen worden nagekomen.

Profiel kandidaat

  • Je bent in staat zijn om alle vragen die aan de telefoon worden gesteld op een dusdanige manier te beantwoorden dat de kans groter wordt dat het contact in kwestie klant wil worden (inzichtelijk en deskundig).
  • Je bent in staat de gezichten en namen van onze klanten te herkennen zodat onze klanten zich altijd welkom en geapprecieerd voelen.
  • Je werkt met een lach op je gezicht en je laat jouw enthousiasme duidelijk voelen aan ieder waarmee je (samen)werkt.
  • Je bent in staat onze klanten en prospecten een warm onthaal en een fijne ervaring aan te bieden wanneer ze op één van de Businesslab events aankomen.
  • Je bent in staat om een efficiënte planning en organisatie op te zetten, dit gebaseerd op prioriteiten en deadlines en deze feilloos op te volgen.
  • Je bent in staat je te houden aan beloofde engagementen die mondeling of schriftelijk werden gedaan, ongeacht de omstandigheden.
  • Je demonstreert op elk moment de vaardigheid om snel en efficiënt nieuwe informatie op te nemen, te begrijpen en deze om te zetten in directe acties.
  • Je hebt aandacht voor detail. Dat betekent dat je belangrijke details niet verwaarloost in de veelheid van informatie.
  • Je hebt doorzettingsvermogen en wilskracht om zaken af te werken tot het einde.
  • Je bent proactief. Je neemt initiatief om jouw taken en doelen te volbrengen zonder dat je het voorgezegd moeten worden. Bovendien breng je nieuwe ideeën aan die de efficiëntie van de onderneming in het algemeen ten goede komen.
  • Je bent alert. Je bent in staat om opportuniteiten voor nieuwe klanten, nieuwe verkopen of doorverwijzingen te zien en deze dadelijk om te toveren in resultaat.
  • Je bent vindingrijk en flexibel. Niet alles loopt altijd volgens plan in een onderneming, daarom ben je in staat om op dergelijke momenten oplossingen te vinden zodat je jouw taken toch afwerkt en je de doelen bereikt die vooropgesteld werden zonder dat de klant of de onderneming er schade of last van ondervindt. Dit alles zonder dat je vlucht in excuses en vingerwijzingen.
  • Je bent in staat om vlot en efficiënt te werken met de Microsoft Office programma’s word, excel en powerpoint.
  • Je bent bereid om met ons intern e-mailsoftware systeem door en door te leren werken: Ontraport.
  • Je werkt vlot met de basisfunctionaliteiten van het boekhoudpakket Exact Online. Of je bent bereid om je daarin snel in te werken.
  • Je kan snel en foutloos typen.
  • Je hanteert een foutloze en stijlvolle taal, zowel gesproken als geschreven.
  • Je bent in staat om een vooraf afgesproken script (tel of mail) in keurig Nederlands te volgen en in samenspraak met de zaakvoerders te verbeteren.
  • Je bent in staat onbevooroordeeld te luisteren naar de feedback van een klant, dit objectief te noteren, te rapporteren aan de zaakvoerders en de nodige acties die daarop volgen op te volgen tot ze volbracht zijn.
  • Je bent in staat om alle taken die tot jouw functie behoren in een ordelijk en functioneel stappenplan te gieten.
  • Je durft te onderhandelen met externe partijen (bv. hotels en seminariezalen) en erover te waken dat gemaakte afspraken correct en op tijd nageleefd worden.

Geboden wordt

Als onthaal en administratief medewerker werk je mee aan de groei van ons team,
daarom bieden wij jou:

  • Een klein team binnen een succesvolle organisatie met leuke collega’s die zich kenmerken door hun ‘To the point’-mentaliteit, verantwoordelijkheidszin, professionaliteit, teamwork & leergierigheid.
  • We zorgen dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.
  • Een boeiende en heel gevarieerde functie met verantwoordelijkheid.
  • Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
  • Voltijdse tewerkstelling.
  • Een verloning gebaseerd op loon naar prestaties of anders gezegd: resultaten. (Tussen de € 2200 tot € 3000 bruto)
  • Goede bereikbaarheid - Sint-Denijs-Westrem - Gent.

Onthaal en administratief medewerker, Administratie, Onthaal, Klantvriendelijk, Receptie, Administratief bediende, Management, Kantoor, Events

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).
Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.
 
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen jobtitel

Onthaal en administratief medewerker, Administratie, Onthaal, Klantvriendelijk, Receptie, Administratief bediende, Management, Kantoor, Events

Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: Businesslab

Businesslab is de nummer één in Vlaanderen voor business-opleidingen van zaakvoerders van kleine ondernemingen met als doel “Verdubbel je winst en je vrije tijd binnen het jaar.” Businesslab, opgericht in 2014, telt vandaag ruim 35 000 volgers en is tevens een autoriteit op vlak van marketing voor de kleine onderneming. In 2018 werden we “Info-Marketer of the Year”.
Ons ...

Ik wil meer weten over Businesslab

Jij een baan, wij geven kinderen een betere toekomst!

Doordat jij gebruik maakt van onze vacatureservice, geven wij kinderen een betere toekomst.

Lees hoe we dat doen