Onthaal| administratie| Stedelijke Kunstonderwijs

Taken en verantwoordelijkheden

Heb je sterke affiniteit met onderwijs en/of kunsten? Wil je graag meewerken aan de administratieve opvolging en vereenvoudiging van onze Stedelijke Academies voor Beeld en Podiumkunsten? Ben jij die gedreven administratieve duizendpoot die zowel voor als achter de schermen het eerste aanspreekpunt voor collega’s, ouders en leerlingen kan zijn? Dan ben jij misschien de geknipte kandidaat voor deze functie.

Als administratief medewerker Deeltijds Kunstonderwijs (DKO) zorg je mee voor een professionele, efficiënte en klantvriendelijke administratie. Je bent daarbij het gezicht voor ouders, leerlingen en leerkrachten en staat in voor o.a.:

• Een correcte en vlotte financiële administratie. Maken van bestelbons, opvragen van offertes, controle van leveringen, goedkeuren van facturen, bevragen van collega’s bij eventuele aankopen, opvolgen van budgetten,… Je bent hiervoor het contact van de academies voor leerkrachten, administratie, directie, leveranciers,…
• Het opvolgen van de administratieve taken rond het veiligheidsbeleid. Je bent een helpende hand bij het oplijsten van gevaarlijke materialen, je onderhoudt hiervoor contacten met de dienst preventie.
• Een warm, correct en klantgericht onthaal (zowel telefonisch, digitaal als aan de onthaalbalie) van nieuwe cursisten, reguliere cursisten, ouders, leraars, externe bezoekers, leveranciers, juryleden, enz. Je verstrekt daarbij goede informatie over de werking (uurroosters, studierichtingen, activiteiten, evaluaties, enz.).
• Een vlotte en correcte afhandeling van allerhande administratieve en ondersteunende taken om de efficiënte werking van de academie te garanderen, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken:
  • Toezicht houden op leerlingen en gebouw.
  • Leerlingen verwittigen bij ziekte leerkrachten.
  • Opvolgen en afhandelen van e-mail gericht aan het onthaal.
  • Beschikbaar houden en/of verdelen (onder de leerkrachten) van
  • allerhande formulieren (bv. in verband met evaluaties, opleidingen …).
  • Uitvoeren van allerhande kopieerwerk.
  • Verwerken lesverplaatsing leerkrachten: opmaken documenten; aanpassen, bijhouden en opvolgen agenda.
  • Opvolgen en/of bijhouden van de klasregeling (bv. toewijzen nieuwe lokalen), verlofaanvragen van leerkrachten, activiteitenkalender …
  • Helpen met inschrijvingen van leerlingen (bv. invoeren kortingsattesten,
  • controle terugbetalingen, verwerking vrijetijdspassen, …).
  • Administratief ondersteunen van de leerlingenadministratie (bv. voorbereiden en controleren leerlingenbestand i.f.v. leerlingenzending, verificatie of inspectie, bijhouden administratief leerlingendossier …)

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning volgens barema C1-C3. (Zie bijlage)
• 6 jaar relevante beroepservaring uit privé of zelfstandig statuut wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit.
• Ruime opleidings– en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van 7,5 € per gewerkte dag.
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd) (Vakantiedagen kunnen in principe enkel opgenomen worden tijdens de schoolvakanties).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler van 3 %.
• Een fijne werkomgeving, bekroond met het certificaat 'Baanbrekende Werkgever '22' en een 'Employee Engagement Award '22'. 

Profiel kandidaat

• Je werkt nauwkeurig en houdt hierbij rekening met de procedurele wetgeving. Het werk dat je aflevert is betrouwbaar.
• Je werkt graag in teamverband en maakt onderling goede afspraken. Tegelijk kan je ook zelfstandig je taken plannen en uitvoeren.
• Je bent positief ingesteld en neemt verantwoordelijkheid op met het oog op een positieve samenwerking.
• Je bent klantvriendelijk en kan vlot communiceren.
• Je probeert steeds een goede oplossing te voorzien voor de klant, ook bij problemen en minder evidente vragen.
• Je denkt/werkt actief mee aan het verbeteren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, academie, stedelijk onderwijs, organisatie). Het is je rol om als nieuwe kracht met een kritische blik de werking van de academie te bekijken en suggesties te formuleren voor een verbeterde werking.
• Je hebt een goede basiskennis van het MS Office Softwarepakket.
• Je bent bereid om nieuwe academiespecifieke softwarepakketten aan te leren.
• Je uurrooster bestaat structureel uit avond- en weekendwerk. Je zal actief zijn in beide academies, maar je werkplek is vooral op de site Leenstraat. Het uurrooster varieert: in drukke periodes (bv. opstart schooljaar, inschrijvingen, evaluaties …) is er meer avond- en weekendwerk, tijdens de schoolvakanties wordt voornamelijk overdag gewerkt. Hier flexibel kunnen mee omgaan is een vereiste.
• Je bent stressbestendig.
• Je hebt affiniteit met kunst en kunstonderwijs.
• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of je hebt 2 jaar relevante ervaring.
• Je werkt 4/5de of fulltime.
• Lees meer in bijlage over de competenties die wij belangrijk vinden voor deze functie. 

Meer informatie

• Inhoudelijke info: Stefanie Lietaert, stefanie.lietaert@saskroeselare.be, 051 20 30 29
• Meer info m.b.t. het verloningspakket, de inschaling en selectieprocedure: Personeel & Organisatie Stad Roeselare, Ruben Verstraete, 051 26 23 25, ruben.verstraete@roeselare.be.  

Synoniemen jobtitel

Administratie, onderwijs, kunstonderwijs, Stedelijke Academies voor Beeld en Podiumkunsten, balie, onthaal, leerlingen, klantvriendelijkheid