Medewerker onthaal en bezoek

Taken en verantwoordelijkheden

Als Onthaal & Bezoek medewerker ben je verantwoordelijk voor het onthaal van de bezoekers, personeelsleden, geïnterneerden met uitgaansmodaliteiten en dit zowel bij aankomst als vertrek. Je staat in voor de interne postverdeling en voor de inkomende telefoonlijnen. Je past vriendelijk maar strikt en discreet de toegangsprocedures toe. Je werkt nauw samen met de medewerkers van de bewakingsfirma die de wettelijke toegangscontroles uitvoeren. De ontvangstdesk bevindt zich in een beveiligde omgeving.

Volgende taken vallen onder jouw verantwoordelijkheid :

• Onthaal van de bezoekers van geïnterneerden en geïnterneerden met uitgaansmodaliteiten

• Het vervullen van de nodige formaliteiten om toegang te verlenen zowel voor personen als voor de levering van goederen • Registratie van de uitgangsmodaliteiten van de geïnterneerden

• Het toezien op het correct gebruik van toegangsbadges van personeelsleden

• Verwelkoming van externe bezoekers en stakeholders

• Je werkt nauw samen met de personeelsleden van de bewakingsfirma die de wettelijke en fysieke controles met scanapparatuur voor zich nemen en eventueel fysiek toegang weigeren aan personen of van goederen

• Telefonisch onthaal voor het FPC Gent (praktische informatie geven, gesprekken doorschakelen, berichten nemen, enz.)

• Het beheer van de post en de verzendingen en andere administratieve taken

• Opmaken en uitschrijven van documenten in Word en Excel (templates, procedures)

• Registreren van facturen via het centraal inboeksysteem

• Bestellingen plaatsen bij leveranciers

• Beheren van technische meldingen, deze toewijzen aan de correcte dienst en deze implementeren in het intern registratieplatform

Geboden wordt

Een boeiende functie in een dynamische en gezonde organisatie met een sterk accent op opleidingskansen en doorgroeimogelijkheden.

• Een betrekking van 22u30 per week van maandag tot zondag te werken met een vast uurrooster (cyclus van 4 weken) tussen 8u00 en 19u30. Je werkt 1 vast weekend op 4 (van 9u30 tot 18u00).

• Een gevarieerde functie en goede Work-life balance : een flexibel uurrooster

• Een aangename werkomgeving binnen een uniek kader en een gemotiveerd team

• Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen (PC 302 categorie 6)

• Werkplaats gevestigd in Gent (Wondelgem)

Profiel kandidaat

 • Je zet dienstverlening op de eerste plaats en straalt vertrouwen uit

• Je bent flexibel ingesteld (inspringen bij ziekte of verlof van collega’s)

• Je hebt reeds een eerste gelijkaardige werkervaring achter de rug

• Je kan discreet werken en hebt een verzorgd voorkomen

• Je kan autonoom werken en bent een echte teamplayer

• Je bent een echte multitasker en kan goed omgaan met tijdsdruk en deadlines

• Je kan procedures strikt opvolgen

• Je beschikt over een uitstekend relationeel vermogen die jou toelaat jou aan te passen aan jouw gesprekspartner

• Je bent bij voorkeur meertalig : Nederlands, Frans en Engels (gesproken)

• Je kan goed overweg met MS office (Word, Excel, Outlook)