Management assistent

Taken en verantwoordelijkheden

Fedasil kent materiële hulp toe aan de verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Management assistent (M/V/X)

Binnen de directie Algemene diensten en de HR dienst

Interne/Extrene/wervingreserve selectie

Referentienummer: 9100/012

Functie

Doel

U ondersteunt de directie Algemene diensten en de HR dienst door het secretariaat uit te voeren alsook de coördinatie en het beheer van de verschillende administratieve taken en door ondersteuning te bieden bij hun dagelijkse taken.

Context

De directie Algemene diensten is een van de 4 directies van het Agentschap en bestaat uit de volgende diensten: PMO, IT, Budget en Financiën, Overheidsopdrachten, Infrastructuur & Logistiek en Human Ressources

U hangt rechtstreeks af van de Directeur Algemene diensten en werkt deels voor de HR directeur die u dagelijks begeleidt en ondersteunt. U werkt ook nauw samen met hun staf die u ondersteunt door de delegatie, de organisatie en de uitvoering van taken die aan u worden toevertrouwd.

Inhoud

U staat in voor het beheer van de agenda van de Directeur Algemene diensten en biedt dagelijks assistentie.

U biedt tweetalig telefonisch onthaal (NL/FR) en u geeft de berichten door aan uw verantwoordelijken. U bent in staat om vragen te beantwoorden (intern/extern), binnen de grenzen van uw bevoegdheden.

U voert een selectie door van de binnenkomende en uitgaande post en registreert deze. U gebruikt de bestaande databases en voert een betrouwbare codering in.

U stelt brieven op, verslagen, presentaties, e-mails en nota's en let hierbij op de opmaak.

U bereidt dossiers voor volgens de gegeven richtlijnen en zorgt voor de opvolging. U voert ook de opvolging uit van de dossiers bij de HR directeur.

U klasseert en archiveert zorgvuldig en methodisch de dossiers en documenten en ziet erop toe dat uw klassement is aangepast aan de behoeften van de organisatie.

U beheert een netwerk van interne en externe contacten binnen het Agentschap. U staat regelmatig in contact met alle diensten van de organisatie, zowel op de hoofdzetel als in de opvangcentra en met de externe betrokken partijen. U draagt bij tot een verbeterde interne en externe communicatie binnen de organisatie.

U organiseert vergaderingen en onderneemt de nodige acties hiervoor (logistiek, catering,...).

U stelt interne werkprocedures op en doet suggesties voor de verbetering op dit vlak.

U ondersteunt indien nodig uw collega's door verschillende administratieve taken op u te nemen en uit te voeren (kopiëren, scannen en voorbereiden van documenten...).

Profiel

U hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).

Diploma en ervaring

U bent houder van een graduaat/bachelor, bij voorkeur als management assistent of in een administratieve richting.

U heeft relevante professionele ervaring in een gelijkaardige functie (management assistent) in de administratieve opvolging.

Technische vaardigheden

Vereisten

U beheerst de toepassingen van MS Office: Word, Excel, PowerPoint…

U kan zich duidelijk en begrijpelijk voor iedereen uitdrukken.

U beschikt over goede redactionele vaardigheden.

U beheerst frans perfect (zowel mondeling als schriftelijk) omdat u werkt binnen een tweetalige professionele omgeving.

Algemene vaardigheden

In team werken:: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen: zijn eigen ontwikkeling actief plannen en ontwikkelen in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities, zich vragen durven stellen over de eigen werking in functie van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

Informatie behandelen: Grote hoeveelheden gegevens op een efficiënte manier opzoeken, bestuderen en verwerken binnen de opgelegde tijd.

Problemen oplossen: Problemen zelfstandig behandelen en oplossen, alternatieven zoeken en oplossingen uitwerken.

Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Aanbod

Type conventie

Voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur (38u/week)

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Plaats van tewerkstelling

Fedasil (Hoofdzetel)

Kartuizersstraat 21,

1000 BRUSSEL

Salaris

U wordt aangeworven op niveau B1 met een loonschaal die voor uw situatie van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.800,53 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw relevante professionele ervaring. Indien u meer wenst te weten, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

26 dagen verlof op jaarbasis (onmiddellijk bij indiensttreding en pro rata de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor alle verplaatsingen tussen woonplaats en werkplaats.

Mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen via de FED+ kaart.

Aanvullend pensioen onder de vorm van een groepsverzekering.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen

Mogelijkheid op validatie van de relevante beroepservaring.

Veel mogelijkheden tot opleiding (te volgen tijdens de werkuren).

Mogelijkheid tot telewerk.

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 25/09/2023 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma

Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door een van de gemeenschappen.

Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be of www.equivalences.cfwb.be

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.werkenvoor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test en zal zo snel mogelijk plaatsvinden na afloop van de vacature. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Voor bijkomende info, contacteer janoek.bosschaerts@fedasil.be (selectieverantwoordelijke) per mail.