Taken en verantwoordelijkheden

Elke dag rijden er meer dan 4.000 treinen op ons spoornet. Enkel dankzij goed onderhouden sporen en wissels kunnen die treinen veilig en vlot op hun bestemming geraken. Wil jij mee zorgen voor veilig en vlot treinverkeer?

Als dossierbeheerder bij de afdeling Bureau works contracting ondersteun je de technische diensten van Infrabel. 

Hieronder vindt je een gedetailleerd overzicht van je taken:

-     Je biedt de nodige ondersteuning aan de projectleiders voor een goed beheer van de plaatsing en de uitvoering van de overheidsopdrachten van werken en diensten met respect voor de wetgeving overheidsopdrachten en de interne Infrabel-regelgeving.

-     Je zorgt voor het nazicht, de controle en de administratieve opvolging van de dossiers die ingediend worden door de projectleiders. Je doet dit in het kader van de wetgeving omtrent overheidsopdrachten, de bevoegdheidsdelegaties, de werkinstructies en de geldende procedures.

-     Deze administratieve opvolging van de dossiers houdt het volgende in:

  • Controle of de ingediende dossiers compleet en in overeenstemming zijn met de interne Infrabel-wetgeving en de wetgeving overheidsopdrachten in elke etappe van het dossier.
  • Ingave van de gegevens in verschillende ICT-toepassingen (voornamelijk SAP en WorkFlow).
  • Nalezen en nakijken van de administratieve en contractuele bepalingen van de bestekken.
  • Opstellen van interne en externe mails en PV’s binnen de vastgestelde termijnen.
  • Fungeren als contactpersoon voor de dossiers en zodoende alle vragen verzamelen en hierop antwoorden in samenwerking met de projectleider en de Procurement Business Partner.
  • De ingediende offertes behandelen, nakijken en analyseren en ze inbrengen in SAP.
  • Actieve rol in de financiële opvolging van de opdrachten. Je fungeert als tussenpersoon tussen de projectleider en finance: tijdig ontvangen en behandelen van de vorderingsstaten in samenwerking met de projectleider en na nazicht door deze laatste, in verschillende ICT-toepassingen.
  • Nauwgezet (digitaal) klasseren van de dossiers.

-     Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de wetgeving overheidsopdrachten en de interne Infrabel-regelgeving en deze bekend maken aan alle betrokkenen zodat de procedures steeds correct kunnen verlopen.

-     De noden van de interne klant identificeren en zorgen voor passende oplossingen en hulpmiddelen, in samenwerking met de Procurement Business Partner.

-     Zorgen dat alle dossiers steeds actueel en bijgewerkt zijn.

-     Regelmatige rapportering aan de hiërarchische lijn van de vooruitgang van het werk.

-     Systematische kennisgeving aan de hiërarchische lijn van elke opmerking/vaststelling + voorstellen van een passende oplossing of aanpassing van de geldende praktijken.

-     Bijstand bieden, indien nodig, aan de directe collega’s.

Jobnews 38990 H HR 2020

  • Je beschikt over een bachelordiploma en een eerste administratieve ervaring

of

  • je hebt een gelijkwaardige ervaring.

Troeven:

-     Je hebt een goede kennis van de wetgeving overheidsopdrachten of je bent bereid om deze aan te leren.

-     Je hebt een sterke belangstelling voor juridische teksten en financiële gegevens.

-     Je bent gewend te werken in een omgeving met strakke deadlines

Technische competenties

-     Je hebt een heel goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook).

-     Je hebt een eerste ervaring met een ERP-pakket of met SAP.

Gedragscompetenties

-     Je bent in staat om complexe problemen te analyseren

-     Je werkt klantgericht en je zorgt voor een vlotte professionele communicatie (zowel schriftelijk als mondeling)

-     Je hebt geen probleem om je flexibel op te stellen en in te spelen op veranderingen.

-     Je neemt initiatief en je werkt zelfstandig.

-     Je werkt nauwkeurig en stipt, bijgevolg ga je planmatig en georganiseerd tewerk.

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

  • Een boeiende en afwisselende job
  • Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving
  • Diverse doorgroeimogelijkheden
  • Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen
  • Gratis met de trein reizen in België. 

Infrabel is een dynamisch overheidsbedrijf dat actief bijdraagt tot een duurzame mobiliteit ten dienste van de sociale en economische ontwikkeling in België. Als infrastructuurbeheerder van het Belgische spoornet heeft het als opdracht een competitieve en aan de huidige en toekomstige behoeften aangepaste infrastructuur ter beschikking te stellen van de spoorwegondernemingen. Veiligheid en stiptheid staan hierbij centraal.

Het bureau waarbinnen deze vacature zich situeert, is onder meer, verantwoordelijk voor:

  • het administratief nazicht van de bestekken en de invoer ervan in SAP;
  • het organiseren van de aanbestedingen;
  • het administratief nazicht van de offertes en de invoer ervan in SAP;
  • het opvolgen van de dossiers voor werken en diensten;
  • de betalingen aan de aannemers en dienstverleners via SAP.
  1. Solliciteer online (https://jobs.infrabel.be/)
  2. Screening van je cv en motivatie
  3. Enkele testen (die niet eliminerend zijn!)
  4. Een (Online) Selectiegesprek
  5. Welkom bij Infrabel!

De inschrijvingen worden afgesloten van zodra er voldoende kandidaturen zijn.

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.
 
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: Infrabel


Omwille van het coronavirus en de maatregelen die daarrond werden genomen, is het op dit moment niet mogelijk om fysieke sollicitatiegesprekken in te plannen. Solliciteren blijft wel mogelijk en de gesprekken gaan zoveel mogelijk online door.

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België: sporen, wissels, bruggen, tunnels, overwegen en seinen.

Met zo’n 10.000 ...

Ik wil meer weten over Infrabel

Dossierbeheerder | Accountant

FIDUCIAL
Watermaal-Bosvoorde  (48 km)
Logo FIDUCIAL