Taken en verantwoordelijkheden

  • Je vervult een beleidsondersteunende rol tav de departementsvoorzitter en het departementsbestuur. Je bereidt de vergaderingen van het departementsbestuur en de departementsraad voor, staat in voor de verslaggeving en zorgt voor de uitvoering, verwerking en opvolging van de beslissingen (opstellen van operationele nota's, opvolgen van dossiers, agendabeheer, adviesverstrekking met betrekking tot de administratieve aspecten van de departementale dossiers). 
  • Je verzamelt en verwerkt gegevens met het oog op beleidsvoering en -rapportering, bv voor de opmaak van het departementaal beleidsplan. Je doet voorstellen naar het departementsbestuur toe mbt het toekomstige beleid van het departement.
  • Je ondersteunt de departementsvoorzitter in de coördinatie van zijn taken binnen de KU Leuven.
  • Je bouwt aan nieuwe structuren die de interne werking van het departement optimaliseren en je speelt een belangrijke rol in de integratie van de verschillende eenheden in het departement. Je hebt hierbij een belangrijke communicatieve rol naar de verschillende stake-holders toe.
  • Je neemt initiatieven om de interne samenwerkingen binnen het departement te stimuleren. Je maakt het onderzoek binnen het departement gekend door oa het opstellen van maandelijkse publicatie-overzichten. 
  • Je ondersteunt de onderzoekers bij het zoeken naar competitieve onderzoeksfinanciering.
  • Je bent verantwoordelijk voor de administratie van het departement en vervult een coördinerende rol binnen het team van administratieve medewerkers. Je doet voorstellen voor de verbetering van ondersteunende processen vanuit de dagelijkse werking.
  • Je bent coördinator van de financiële antenne. Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van de geldstromen, het personeelsbeheer en het personeelsbeleid. Je staat in voor het aanleveren van boordtabellen en het voorbereiden en tussentijds bewaken van de jaarlijkse begroting.
  • Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen en implementeren van de interne rekeneenheden-allocatie. Je doet voorstellen om het allocatiemodel te optimaliseren. Je verzamelt en verwerkt de gegevens mbt wetenschappelijke output op een uiterst nauwkeurige manier.
  • Je bent coördinator van de VGM-antenne (veiligheid, gezondheid en milieu). Samen met de departementale biosafety manager ben je verantwoordelijk voor het optimaliseren van het departementale VGM beleidsplan. Je ziet toe op de correcte implementatie van dit VGM-beleid in alle laboratoria van het departement. 
  • Je bent coördinator van de AWB (animal welfare body) en ziet toe op de implementatie van het proefdierenbeleid in alle laboratoria van het departement die met proefdieren werken.
  • Je vormt een belangrijke liaisonfunctie met het groepsbeheer van de Groep Biomedische Wetenschappen. Je levert een actieve bijdrage in het overleg met de andere departementaal beheerders van de groep. Je bent aanspreekpunt en initiator voor de verdere vormgeving en implementatie van een aantal groepsinitiatieven op departementaal niveau.
  • Je bent eerste aanspreekpunt voor de leden van het departement, de groepsdiensten, de centrale diensten, de dienst onderzoekscoördinatie, dienst LRD, dienst VGM e.d.m.
  • Je staat in voor de interne en externe communicatie van het departement en neemt de organisatie van PR- en informatieactiviteiten op.

Profiel kandidaat

  • Je bent in het bezit van een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring en je hebt een sterke affiniteit met onderzoek. Eigen onderzoekservaring is een pluspunt.
  • Je hebt relevante werkervaring met het beheer en de optimalisatie van administratieve- en managementprocessen.
  • Je bent vertrouwd met de courante PC-toepassingen. Kennis van SharePoint, Web Management System en SAP is een pluspunt.
  • Je beheerst het Nederlands en het Engels zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je hebt een vlotte pen bij het uitschrijven van nota's en beleidsdocumenten.
  • Je bent discreet en je hebt bij voorkeur al een enige ervaring met peoplemanagement.
  • Je bezit goede communicatieve vaardigheden en je houdt van open communicatie.
  • Je werkt efficiënt, proactief en resultaatgericht.
  • Je bent accuraat en gaat planmatig te werk.
  • Je bent een teamspeler die ook heel zelfstandig kan werken.

Geboden wordt

Wij bieden jou een voltijdse functie in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en je vaardigheden verder te ontwikkelen. Het betreft een aanstelling voor onbepaalde duur, gekoppeld aan een salaris in graad 7 of 8, afhankelijk van je expertise en ervaring.  Graad 9 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Bijkomend bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering. Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.

Meer informatie

Sollicitatieprocedure
Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Sammy Brié, tel.: +32 16 37 37 24.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 13/04/2020 via onze online sollicitatietoepassing

Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: KU Leuven


De KU Leuven is een dynamische en ambitieuze universiteit die internationaal tot de top behoort inzake kwaliteitsvol onderwijs, onderzoek en innovatie. Als één van de grootste werkgevers van België bieden we werkgelegenheid aan meer dan 13.000 personeelsleden in een ruime variëteit aan functies. We zijn een stabiele werkgever met een grote uitstraling in een bruisende studentenstad.
Het Klanten- en Servicecentrum van ICTS is de front-office v...

Ik wil meer weten over KU Leuven

Jij een baan, wij geven kinderen een betere toekomst!

Doordat jij gebruik maakt van onze vacatureservice, geven wij kinderen een betere toekomst.

Lees hoe we dat doen