All round administratief medewerker DKO | DKO

Taken en verantwoordelijkheden

Het Deeltijds Kunstonderwijs Antwerpen is op zoek naar meerdere administratieve medewerkers om de secretariaten op de academies te versterken.

Wat doe je? 

Als administratief medewerker maak je deel uit van het secretariaat binnen een academie voor beeldende kunsten en/of muziek woord & dans. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning van de werking van de academie. De directeur heeft uiteraard de eindverantwoordelijkheid maar rekent op de ondersteuning van administratieve medewerkers bij onderstaande taken. Je werkt voornamelijk in de namiddag, ’s avonds en op zaterdag.

Een concrete inkijk in je takenpakket:

leerlingenadministratie: 

• beheren van leerlingendossiers;
• inschrijven van leerlingen;
• opmaken van planningen zoals lessenrooster, examens…;
• opmaken en verwerken van statistische leerlingengegevens. 

personeelsadministratie:

• beheren van personeelsdossiers;
• communicatie met departement onderwijs en de centrale administratie stedelijk onderwijs verzorgen;
• bijstand aan personeelsleden verlenen.

boekhouding:

• administratieve verwerking van aankoopfacturen en rekeninguittreksels;
• opvragen van offertes en bestellen van materiaal volgens de wet op de overheidsopdrachten;
• inschrijvingsgelden opvolgen en verwerken;
• beheer van verhuur instrumenten;
• beheer van aanstellingen modellen en juryleden. 

communicatie:

• op een klantvriendelijke manier leerlingen, ouders, leerkrachten en bezoekers te woord staan, inlichtingen geven en doorverwijzen (front office).
• inplannen van en verslag opmaken tijdens vergaderingen.

infrastructuur:

• zorgen voor de opvolging van de veiligheidsvoorschriften binnen de academie;
• coördineren van onderhoud en herstellingen aan gebouwen, machines en  instrumenten;
• instaan voor het lokalenbeheer. 

algemene taken:

• administratieve ondersteuning van de directeur;
• archief bijhouden;
• meewerken aan projecten, opendeurdagen … 

Wat verwachten we van je? 

• Administratieve systemen zoals Word en Excel kennen voor jou geen geheimen.
• Je beschikt over een gezonde dosis zelfzekerheid en zelfredzaamheid om zelfstandig aan de slag te kunnen gaan. Je spreekt perfect Nederlands. 
• Je kan op een rustige en duidelijke manier een boodschap overbrengen aan verschillende doelgroepen.
• Je hebt een positieve uitstraling, bent vriendelijk en discreet.
• Je hebt een klantgerichte, flexibele en proactieve ingesteldheid.
• Je bent praktisch ingesteld, werkt nauwkeurig, resultaatgericht en leergierig.
• Je stelt je integer en loyaal op ten aanzien van de organisatie.
• Affiniteit met het Deeltijds Kunstonderwijs is een pluspunt, maar geen vereiste. 
• Avond- en weekendwerk vormen voor jou geen probleem

Sollicitatievoorwaarden:

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs

Wat mag je van ons verwachten? 

• Aanstelling: Aantal uren overeen te komen (voltijdse opdracht is 38u/week). 
• Startdatum: 1 september 2023.
• Waar? Deeltijds Kunstonderwijs Antwerpen (https://www.stedelijkonderwijs.be/deacademies/bereik-ons). We zoeken voor meerdere academies administratieve medewerkers. 

Je wordt tewerkgesteld door het Stedelijk Onderwijs Antwerpen en wordt vergoed volgens de geldende barema's (https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/). Naast het vaste inkomen ontvang je eveneens: 

• Doorbetaling van de vakanties
• Vakantiegeld - Eindejaarstoelage
• Vervoersonkosten (openbaar vervoer)
• Laptop en internetvergoeding

Hoe solliciteren?

De kandidaten die voldoen aan de voorwaarden en worden weerhouden op basis van hun cv en motivatie zullen uitgenodigd worden voor de selectie. De selectie bestaat uit een schriftelijke proef en een interview.

De schriftelijke proef vindt plaats op dinsdag 20 juni van 10u tot 11u. Gesprekken gaan door op 29 juni 2023 tussen 9.00u en 14.00u. Gelieve rekening te houden met deze data (Er wordt een team van juryleden samengesteld die enkel deze dag vrijhouden).

Heb je vragen of klachten rond de online toegankelijkheid van het sollicitatieproces, mail dan naar selecties@so.antwerpen.be. Geef aan op welke manier we jou best kunnen bereiken. We streven ernaar je te contacteren binnen de 2 werkdagen. Let op, solliciteren kan niet via dit mailadres. Dat kan alleen via de Solliciteer-knop in de vacature.